Matica RACI sa používa na priradenie a definovanie stupňa zodpovednosti, ktorá zodpovedá každému z ľudí, ktorí sa podieľajú na realizácii projektu.
Je tiež známa ako matica rozdelenia zodpovednosti. Jeho účelom je dokázať ustanoviť rôzne úlohy a zodpovednosti, ktoré musí každá osoba, ktorá sa sformuje pri uskutočňovaní projektu, prevziať.
V dôsledku toho sa odporúča pripraviť ju na začiatku projektu. Aby bolo od začiatku jasné a pevne stanovené, akú úlohu a zodpovednosť bude niesť každý človek, ktorý sa zúčastňuje na projekte. To tiež zaručuje, že všetci účastníci dosiahnu lepšiu spoluprácu.
Čo znamená každé písmeno, ktoré tvorí názov matice RACI
Názov matice RACI je zložený zo štyroch písmen a každé písmeno má význam. Význam každého písmena je nasledovný:
Písmeno R
Nepochybne R je písmeno, ktoré naznačuje, kto preberá zodpovednosť. Tento list definuje úlohu osoby, ktorá je zodpovedná za vykonávanie určitej úlohy. Preto beriete zodpovednosť za odovzdanie hotových domácich úloh včas a stanoveným spôsobom.
Písmeno A
Podobne písmeno A určuje, kto schvaľuje. Úlohou osoby, ktorá bude pôsobiť ako schvaľovateľ, je prijať a schváliť úlohu predloženú zodpovednou osobou. Inými slovami, schvaľovateľ potvrdzuje, že práca bola vykonaná podľa požadovaných požiadaviek.
Písmeno C.
Písmeno C samo o sebe označuje, s kým je konzultovaný. Spravidla sú to odborníci alebo odborníci v danej oblasti a úlohe, s ktorými sa konzultuje ohľadom ich názorov a návrhov na niektoré aspekty projektových úloh. Externý konzultoval svoje stanovisko k niektorým aspektom, ktoré je potrebné zohľadniť pri realizácii projektu, pretože je odborníkom v tejto oblasti.
Písmeno I.
Na záver písmeno I určuje, kto sa hlási. Do úlohy týchto ľudí patrí každý jednotlivec, ktorý musí byť informovaný o procese vývoja a vývoja úloh, ktoré sú súčasťou projektu. Musia byť tiež informovaní o dokončení úloh.
Výhody vytvárania matice RACI
Hlavné výhody, ktoré sa majú dosiahnuť pri vytváraní matice RACI, sú:
- Úlohy a zodpovednosti každého z účastníkov zapojených do projektu sú jasne definované.
- Je možné určiť, ktorá osoba preberá zodpovednosť za vedenie účtov v súvislosti s úlohami alebo prácami, ktoré sa musia vykonať.
- Umožňuje vyrovnať pracovné zaťaženie medzi ľuďmi, tímami alebo oddeleniami zapojenými do vývoja projektu.
- Uľahčuje kontrolované sledovanie vývoja a plnenia úloh a prác potrebných na úspešné dokončenie vývoja projektu.
Ako zostaviť maticu RACI
Pri vývoji matice RACI je potrebné dodržiavať nasledujúce kroky:
Krok 1
Najskôr sa určia úlohy, ktoré sa majú vykonať v rámci projektu, a umiestnia sa do riadkov, ktoré tvoria maticu.
Krok 2
Po druhé, ľudia zapojení do vývoja projektu sú identifikovaní a umiestnení vo forme stĺpcov v rámci formovania matice.
Krok 3
Po tretie, sú umiestnené písmená slova, ktoré tvoria názov matice RACI. Priradením každého písmena v každej úlohe je možné určiť, kto zo zúčastnených osôb bude zodpovedný, kto schvaľuje, s kým sa s ním konzultuje a kto musí byť informovaný pri vykonávaní každej projektovej úlohy.
Krok 4
Na záver bude možné zistiť, či je všetka práca dobre distribuovaná, či je v nej nejaké prázdne miesto a či existujú duplikáty. To preto, aby sa overilo, či je všetko správne tvarované, a aby sa zabránilo neskorším problémom.
Výhody a nevýhody použitia matice RACI
Výhody, ktoré je možné dosiahnuť pri realizácii projektu použitím matice RACI, sú nasledujúce:
1. Existuje svižný a jednoduchý komunikačný proces
Komunikácia sa zvyčajne ukáže byť jednoduchšia a rýchlejšia, pretože matica RACI vám umožňuje jasne predstaviť rolu a funkciu, ktorú by mal hrať každý človek. To nevylučuje, ale minimalizuje komunikačné problémy medzi ľuďmi zapojenými do projektu.
2. Zlepšiť produktivitu
Je zrejmé, že minimalizáciou komunikačných problémov to prispieva k lepšiemu využitiu času a v dôsledku toho sa dosahuje zvýšenie produktivity. Čas dokončenia každej úlohy sa skráti, a to zjednoduší celkový proces vykonávania.
3. Správne rozdelenie práce
Matica RACI vám navyše umožňuje vizualizovať zodpovednosti a funkcie, takže je možné ju identifikovať, ak je pracovné zaťaženie rozložené primeraným spôsobom. Ak je možné zistiť, že zodpovednej osobe je pridelené nadmerné pracovné zaťaženie, pred realizáciou projektu sa vykonajú potrebné úpravy. Dosiahnutie vyváženejšieho rozdelenia záťaže a zodpovednosti.
4. Očakávania sú splnené
Pri použití tohto nástroja sú výsledky získané na konci projektu veľmi podobné výsledkom očakávaným na začiatku projektu. Deje sa tak preto, lebo môžete lepšie ovládať všetky úlohy, ktoré sa musia vyvinúť. Okrem toho každý človek konkrétne vie, za čo je zodpovedný v celom procese vykonávania projektu.
Aj keď sú výhody veľké a početné, môžu existovať aj nevýhody matice RACI.
- Spočiatku môže byť použitie príliš zložité, čo má negatívny vplyv na jeho pochopenie.
- Napriek tomu, že matica RACI je vynikajúci nástroj, nestačí ju iba vytvoriť, ale musíte ju dodržiavať.
- V súlade s vyššie uvedeným môže byť pre tých, ktorí matériu nepoznajú, jej generovanie po prvýkrát nákladné.
- Existuje možnosť, že existujú projekty, ktoré nevyžadujú plánovanie tohto typu, takže vytvorenie matice môže byť skôr niečo, čo projekt spomalí, ako niečo, čo ho bude riadiť.
Záverom možno povedať, že matica RACI je veľmi užitočný nástroj, ktorý je možné použiť v akomkoľvek type projektu. Pretože určuje úlohy a funkcie všetkých ľudí, ktorí sa podieľajú na jeho realizácii. To podporuje lepšiu kontrolu a dosiahnutie lepších výsledkov na konci projektu.