Typy objednávok sú rôzne formy žiadostí o nákup materiálu alebo služieb, ktoré spoločnosť podáva svojim dodávateľom.
Je dôležité povedať, že žiadosť o objednávky podáva nákupné oddelenie spoločnosti. Tieto objednávky sú formulované v súlade s požiadavkami na materiály a služby vykonané výrobnými alebo skladovými oddeleniami.
Pokiaľ ide o produkčné oddelenie, tieto požiadavky kladie na to, že organizácia má dodávku tovaru a služieb potrebných na uskutočnenie výrobného procesu.
Medzitým to robí sklad alebo oddelenie skladu, aby mala potrebnú dostupnosť produktov. To preto, aby vyhoveli požiadavkám zákazníkov, ktorí kupujú výrobky, ktoré spoločnosť predáva.
Druhy objednávok
Existujú rôzne klasifikácie objednávok, medzi najdôležitejšie patrí:
1. Za podmienok stanovených medzi stranami
Podľa podmienok stanovených medzi účastníkmi možno objednávky rozdeliť na:
do. Podmienená objednávka
Podmienená objednávka je samozrejme typ objednávky, ktorej splnenie je obmedzené súborom obchodných podmienok, ktoré kupujúci od predávajúceho vyžaduje. Môžu to byť niektoré výhody, ako napríklad zľavy, spôsoby platby, dodacie lehoty a podmienky týkajúce sa budúceho dopytu.
Preto bude plnenie dohody závisieť od prijatia podmienok zmluvy predávajúcim. To znamená, že tento objednávkový formulár sa nazýva návrh objednávky.
b. Pevný poriadok
Tento typ objednávky nastáva, keď sa kupujúci a predávajúci dohodnú na všetkých stanovených podmienkach. Vyžaduje sa z neho akýkoľvek druh rokovania alebo úpravy, aby sa dosiahol súlad. To vzhľadom na to, že všetky podmienky už boli stanovené a bola podpísaná príslušná zmluva. Dokument je už poznámkou k objednávke.
2. Pri požadovanom objekte
Podľa požadovaného objektu môžu byť objednávky:
do. Žiadosť o služby
Prirodzene ide o formálnu žiadosť o poskytnutie služby alebo úlohy klientom. Táto vlastnosť môže, ale nemusí obsahovať materiály potrebné na vykonanie úlohy. Ak neuvediete materiály, za náklady na materiály je zodpovedný objednávateľ.
b. Objednávka materiálov
Poradie materiálov používajú spoločnosti, ktoré na vykonávanie svojich úloh a fungovanie vyžadujú určité výrobky alebo materiály. Môžu to byť továrne, ktoré transformujú materiály na výrobky, alebo distribučné spoločnosti, ktoré predávajú výrobky. To znamená, že materiály môžu byť použité na konzumáciu alebo na doplnenie zásob výrobkov.
3. Podľa miesta určenia materiálu
V závislosti od miesta určenia požadovaného materiálu môžu byť objednávky:
do. Náhradná objednávka
Nepochybne objednávky doplnenia požaduje sklad alebo oddelenie skladu spoločnosti. Tieto požiadavky sa stanovujú s cieľom udržať minimálne množstvo zásob, ktoré spoločnosť potrebuje. To preto, aby efektívne plnili bežné požiadavky interných alebo externých zákazníkov spoločnosti.
b. Mimoriadna požiadavka spotrebiteľa
Mimoriadnu objednávku je možné vygenerovať, keď má spoločnosť v procese skladovania dostatočnú úroveň dodávok týchto materiálov. Ale keďže spoločnosť očakáva väčšiu spotrebu alebo väčší dopyt, zadáva mimoriadne objednávky. Týmto spôsobom dokáže vyhovieť primeraným uspokojením požiadaviek trhu.
4. Objednávkovým formulárom
Pokiaľ ide o formulár, objednávky sú klasifikované ako:
do. Normálne poradie
Je zrejmé, že obvyklá objednávka sa vykonáva obvyklým spôsobom, aby sa pokryla ponuka na krátke časové obdobie. Tento čas môže trvať týždeň, mesiac alebo účasť na konkrétnom ročnom období. Všeobecne sa tieto objednávky uskutočňujú v súlade so zásadami dodávok, ktoré používajú spoločnosti. To znamená, že reagujú na bežný prísun, ktorý organizácia vyžaduje.
b. Plánovaná objednávka
Na druhej strane sa naplánovaná objednávka uskutočňuje na základe historických údajov o nákupe spoločnosti, pričom sa berú do úvahy pravidelné obdobia na zadávanie objednávok. Týmto spôsobom sa znižujú náklady na správu a obstaranie materiálu. Je to tak preto, lebo spoločnosť pri plánovaní svojich objednávok nakupuje vo veľkých objemoch.
Tento typ objednávky samozrejme vyžaduje kontrolu nad dátumami stanovenými pre dodávky, pretože zlyhanie zásielok by mohlo ovplyvniť množstvo potrebných zásob.
c. Otvorená objednávka
K hromadnej objednávke dôjde, keď existuje záväzok nakupovať materiály a výrobky vo veľkých objemoch. Dodávky sa však uskutočňujú v menších množstvách s rozložením dodacích lehôt. Tieto objednávky dokážu spracovať približné množstvá, ktoré sa získavajú postupne.
Ako môžete formalizovať akýkoľvek typ objednávky?
Aby bola objednávka účinná, musia byť formalizované. Najbežnejšie spôsoby potvrdenia objednávky sú tieto:
1. Používanie telefónu
V prvom rade je možné potvrdiť objednávku prostredníctvom telefonickej komunikácie. Pre formalizáciu objednávky je však vhodné použiť písomný dokument po vykonaní telefonického potvrdenia.
2. Používanie písomných komunikačných prostriedkov
Po druhé, pomocou písomných médií. Najbežnejšie formy písomnej komunikácie sú listy, fax a e-mail. Výhodou písomných formulárov je, že všetky podmienky sú formálne stanovené medzi kupujúcim a predávajúcim.
3. Poznámka k objednávke
Po tretie, poznámka k objednávke je vytlačený dokument, ktorý obsahuje najdôležitejšie údaje na uľahčenie zadávania informácií a na urýchlenie procesu. To uľahčuje proces nákupu a predaja.
4. Prostredníctvom obchodného zástupcu
Objednávka môže byť formalizovaná aj vtedy, keď obchodný zástupca doručí objednávkový formulár a potom je podpísaný na vykonanie.
Na záver sa dá povedať, že existujú rôzne typy objednávok. Sú prispôsobené konkrétnym potrebám a požiadavkám každej spoločnosti. Teraz by malo byť zrejmé, že bez ohľadu na použitý typ objednávky musí objednávka jasne obsahovať všetky podmienky predaja, ktoré sú pre spoločnosť dôležité.
Tieto podmienky, ako sú ceny, zľavy, dodacie termíny, kvalita a ďalšie, ktoré by mohli zaujímať, musia byť stanovené čo najpresnejšie. To preto, aby nedošlo k rôznym interpretáciám.