Interná kontrola je postup, ktorý je súčasťou kontroly zdrojov a majetku spoločnosti a slúži na vedenie záznamov o jej činnosti a vysledovateľnosti..
S rastom spoločností je čoraz ťažšie sledovať, čo sa deje s ich zdrojmi, aktívami, nástrojmi a ľuďmi.
Preto je nevyhnutné ustanoviť mechanizmus, ktorý umožní zaznamenávať použitie týchto zdrojov, ako aj činností.
Príklady vnútornej kontroly finančných zdrojov a majetku
Niektoré spôsoby vnútornej kontroly uplatniteľné na tovar sú vstupné a výstupné kontroly vozidiel vo vlastníctve spoločnosti. Týmto sa riadi činnosť vozidla, opotrebenie, spotreba paliva a osoba za to zodpovedná.
Pri zaobchádzaní s služobnými vozidlami musia mať vodiči pri sebe denník, do ktorého sa zaznamenáva začiatok a koniec cesty spolu s časmi každého míľnika.
Ďalším príkladom je kontrola zásob materiálov v sklade. Systémy FIFO a LIFO nevyhnutne vyžadujú vnútornú kontrolu, aby bolo možné poznať dátumy a typy materiálu alebo zásob. Je to účtovný vstup, ktorý by sa dal použiť aj na odpisy tovaru.
Pokiaľ ide o finančné zdroje, pred vykonaním výdavkov sa vykonáva interná kontrola, napríklad v GAV (administratívne a predajné náklady), ktoré sú odvodené od úloh týchto funkcií. Musí sa však kontrolovať, aby sa neprekročilo to, čo je pre toto vykonanie nevyhnutné v danom období.
Napríklad, ak sa za mesiac predaja vyžaduje nákup hárkov papiera, ceruziek a atramentu do tlačiarne, interná kontrola by mala mať odhad, čo sa mesačne minie, a kontrolovať to každý mesiac, aby bola chránená táto marža výdavkov.
Zálohy vnútornej kontroly
Rovnako ako sa okamžite vytvára záznam o zdrojoch a činnostiach, je dôležité ich archivovať a vygenerovať súbor týkajúci sa každého ovládaného prvku.
Spoločnosti si môžu najať rôzne interné kontrolné softvéry alebo stačí tabuľka Microsoft Excel, ak je objednaná.
Ak sa chcete vyhnúť stratám, môžete si kúpiť cloud virtuálneho úložiska a tieto súbory tam nahrať, aby ste predišli ich strate.
Ak máte tiež papierovú podporu s podpismi zodpovednosti, je vhodné tieto dokumenty digitalizovať. Napríklad cez skener a následné vyprázdnenie do digitálnych priečinkov.
Vedúci vnútornej kontroly
Ľudia zodpovední za činnosti vnútornej kontroly musia byť usporiadaní, organizovaní a schopní pracovať v scenároch s vysokým dopytom, pretože napríklad môžu mať kontrolu nad mnohými prvkami súčasne: finančná kontrola výdavkov, kontrola zásob, kontrola využívanie majetku spoločnosti a kontrola vstupu a výstupu ľudí.
Ak niečo v tomto registračnom procese zlyhá, mohli by sa vyskytnúť odchýlky v prevádzkovej realite a kapitále spoločnosti, pokiaľ ide o jej aktíva. Z tohto dôvodu musí byť vnútorná kontrola súčasťou usporiadaného a spútaného systému operácií.
Vnútorná kontrola poskytuje cennú podporu operatívnemu riadeniu organizácie a zaisťuje transparentné a bezpečné procesy sledovateľnosti.
Preto jeho dôležitosť spočíva v tom, že spoločnosti bez ohľadu na ich štruktúru a veľkosť implementujú nejaký systém vnútornej kontroly, aby si lepšie evidovali svoje aktíva a dokázali diagnostikovať logistické odchýlky, aby mohli neustále zlepšiť procesy vo svojom hodnotovom reťazci.