Správa je dokument, ktorého účelom je byť schopný oznámiť súbor informácií zhromaždených a predtým analyzovaných podľa určitých kritérií.
Správa preto zhromažďuje informácie a fakty overené a analyzované jej autorom. Informácie, ktoré po analýze poskytujú sériu odpovedí a príslušné údaje o organizácii inštitúcie alebo subjektu.
Týmto spôsobom je cieľom využitie týchto údajov na čo najlepšie odporúčanie autora riešenie určitého konfliktu alebo nežiaducej situácie.
Správa sa vždy píše v informačnej próze.
Zahŕňa to odporúčania i analýzu autora na riešenie určitej situácie.
Typy prehľadov
Z najbežnejších typov správ je potrebné zdôrazniť nasledujúce:
Podľa počtu strán a ich dĺžky je možné ich rozdeliť do dvoch typov:
- Výkonná správa: Nepresahuje 10 strán, zatiaľ čo sa zhromažďujú presné informácie.
- Dlhé správy: Prekročte 10 strán.
Podľa obsahu ich možno rozdeliť do štyroch typov:
- Informatívneho charakteru: Zamerané na širokú verejnosť.
- Vedecké: Dôsledným jazykom zhromažďujte vedecké informácie ako výsledok vyšetrovania.
- Technické: Pri zachovaní úrovne vedeckej správy je zameraná na organizácie a subjekty súkromného a verejného sektora so špecifickým cieľom.
- Zmiešané: Slúži na odhalenie informácií pre širokú verejnosť a inštitúcie.
Nakoniec môžeme na základe písania správy klasifikovať do troch typov:
- Analytika: Jeho cieľom je analýza, ako to naznačuje jej názov, ako aj ratifikácia prijatých rozhodnutí.
- Výstavy: Obsahujú informácie, ktoré chcete sprístupniť verejnosti.
- Presvedčivé: Snažia sa presvedčiť príjemcu, ktorého cieľom je ten, aby urobil určité rozhodnutie.
Je potrebné poznamenať, že okrem citovaných existuje aj ďalšia séria správ, ktoré, pretože sú menej časté, neboli spomenuté.
Príkladom sú napríklad pracovné správy, výskumné správy, finančné správy, akademické správy.
Štruktúra správy
Štruktúra, ktorú správa zvyčajne predstavuje, je nasledovná:
- Úvod.
- Telo.
- Záver.
- Bibliografia.
Táto štruktúra sa môže líšiť v závislosti od typu správy.
Príkladom môže byť výkladová správa. Nemalo by to mať závery, ale malo by sa to viac zameriavať na telo, ako aj na vývoj hypotézy, ktorú sa snaží odhaliť.
Tipy na dobrú správu
Tu je niekoľko rád, ktoré by nám mohli pomôcť pri príprave správy:
- Vyberte si objektív dobre.
- Myslite na svoje publikum ako na svoje hlavné zameranie.
- Vytvorte zoznam toho, čo chceme zahrnúť do správy.
- Nájdite najpresnejšie zdroje.
- Text napíšte jasne a presne.
- Používajte gumy.
- Opierajte sa o kolegov, ktorí nám môžu poskytnúť vonkajšiu víziu.
- Ako doplnok čítania použite grafiku a obrázky.
- Skontrolujte text a jeho estetiku.
- Po dokončení si správu prečítajte a prečítajte znova.
Toto sú okrem iného niektoré z tipov, ktoré nám môžu pomôcť pri písaní správy. Za týmto účelom vám v komentároch odporúčame, aby ste nám nechali viac tipov, ktoré vám pomôžu pri správnom vyplnení správy.