Funkcie administratívneho asistenta

Funkcie administratívneho asistenta sú tie, ktoré vyplývajú z administratívnej práce v kancelárii. Siahajú od zákazníckeho servisu po správu dokumentov spoločnosti.

Práca administratívneho asistenta má viac úloh a je z administratívneho hľadiska základom každodennej činnosti spoločnosti.

Aj keď táto odborná pozícia je najčastejšie taká, ktorá má najnižšiu pozíciu a plat v rámci štruktúry spoločnosti, tento typ profilu plní celý rad rôznych základných funkcií pre chod spoločnosti.

Pre svoju prácu musí mať asistent preukázateľné vedomosti a zručnosti v oblasti kancelárskych prvkov.

Obzvlášť dôležitá je doména základného softvéru na automatizáciu kancelárií rozšírená medzi obchodné štruktúry, ako aj ďalšie špecifické programy pre určité odvetvia (grafický dizajn, vektory, programovanie, poistno-matematické vedy …)

Ďalej je zvyčajne potrebné, aby tento profil pracoval s počítačovým vybavením alebo majetkom, ktoré sú široko rozšírené v kanceláriách každého druhu. Príkladom sú počítače, fotokopírovacie stroje a ďalšie zariadenia na spracovanie a archiváciu dokumentov.

Funkcie administratívneho asistenta

Administratívny asistent vykonáva v spoločnosti každý deň veľké množstvo úloh. Všetky z nich možno kategorizovať nasledovne a vyžadujú si rad kompetencií:

• Osobný zákaznícky servis: Asistent je prvá osoba prístupná verejnosti a slúži ako filter pre klientov zariadení každej spoločnosti.
• Správa komunikácií: Tento profesionál by mal organizovať telefonické a e-mailové kontakty. Je tiež bežné, že koordinujete sociálne siete alebo webové prvky, ak pre tieto funkcie neexistujú konkrétni odborníci.
• Príjem, správa a zasielanie dokumentácie: Je bežné, že administratívni asistenti pôsobia ako správcovia batožiny a dokladov a distribuujú ich do rôznych oddelení.
• Denné úlohy riadenia: Veľmi často títo pracovníci plnia základné úlohy automatizácie kancelárie, ako je tvorba rôznych druhov obsahu a príprava personálnej agendy. Najvýznamnejšie sú fakturácia, účtovníctvo alebo správa dokumentov a súborov.
• Vzťah s tretími stranami: Spoločnosti musia nadviazať komunikáciu s ostatnými, napríklad s dodávateľmi alebo verejnými regulačnými orgánmi. Za zabezpečenie plynulého toku informácií je často zodpovedný administratívny asistent.
• Podpora vedúcich zamestnancov alebo vedúcich pracovníkov: Rovnako ako v predchádzajúcom bode, mnoho asistentov vykonáva z administratívneho hľadiska pomocné úlohy pre ďalšie oblasti spoločnosti.

Pozícia administratívneho asistenta

Tento typ profesionála možno nájsť vo všetkých typoch spoločností bez ohľadu na ich veľkosť a hospodársky sektor, do ktorého pôsobia.

Zároveň je prítomný v súkromných aj verejných spoločnostiach s prístupom cez opozíciu.

Vďaka rozvoju nových digitálnych prostredí a rozmachu nových telekomunikácií získal profesionálny profil administratívneho asistenta nové výkonné funkcie.

To ovplyvnilo potrebu zaškolenia na obsadenie tejto pozície v spoločnosti. Táto príprava je obvykle regulovaná v odborných školiacich kurzoch zameraných na znalosti správy a financií spoločnosti.