Formálna organizácia je taká, ktorá sa plánuje a ktorá zavádza súbor pravidiel, štruktúr a postupov, ktoré umožňujú objednávanie činností organizácie.
Formálna organizácia je založená na deľbe práce, definovaní rôznych úrovní autority a vytvorení komunikačných kanálov medzi pracovníkmi.
Jeho štruktúru a pokyny plánujú správcovia organizácie a zvyčajne sa odrážajú v dokumentoch, normách, procesoch a organizačných schémach.
Vzťahy mimo formálnej organizácie sa považujú za neformálne organizácie vznikajúce spontánne medzi spolupracovníkmi.
Zložky formálnej organizácie
- Dobre definovaný súbor pravidiel a postupov: Ktoré sú predtým navrhnuté s cieľom dosiahnuť určitý cieľ alebo cieľ.
- Ciele a stratégie: Definujú sa krátkodobé a dlhodobé ciele spolu so stratégiami na ich dosiahnutie.
- Symbolický stav: Štruktúra dáva členom určitý status podľa ich polohy a relatívnej sily.
- Definované činnosti: Organizácia definuje činnosť každého člena organizácie. Záväzky a limity sú stanovené.
- Komunikačné kanály: Sú definované komunikačné kanály, ktoré musia byť v súlade s hierarchiou a postupmi organizácie.
- Koordinačné postupy: Sú definované postupy a mechanizmy na koordináciu činností rôznych členov organizácie.
Pôvod formálnej organizácie
Pôvodom tohto typu organizácie je návrh vytvorený vlastníkmi a správcami, ktorí sa snažia definovať stratégie na úspešné dosiahnutie svojich cieľov.
Existujú najmenej tri kľúčové prvky, ktoré definujú túto organizáciu:
- Deľba práce: Pozostáva z rozdelenia práce na niekoľko základných činností, aby sa pracovníci mohli špecializovať a tým byť produktívnejší.
- Oddelenie: Pozostáva z vytvorenia rôznych oddelení v tej istej organizácii, aby bolo každé z nich zodpovedné za určitú činnosť alebo cieľ. Takže napríklad: marketingové oddelenie alebo oddelenie public relations. Ako sa organizácia rozrastá, oddelenia sa stávajú zložitejšími a spravidla sa vytvárajú južné oddelenia alebo pododdiely.
- Ovládanie: Pozostáva z vytvorenia mechanizmov na kontrolu a meranie rozvoja činností organizácie.
Vzťah medzi neformálnou a formálnou organizáciou
Neformálna organizácia môže formálnu organizáciu doplniť alebo posilniť prostredníctvom dobrých vzťahov a spolupráce medzi členmi organizácie. Neformálna organizácia však môže oslabiť aj formálnu. K tomu dochádza, keď závisť, antagonizmus alebo keď je neformálna rola silnejšia ako formálna.
Príkladom, v ktorom sa formálne nezhoduje s neformálnym, je prípad, keď podľa zavedenej organickej štruktúry existuje vedúci oddelenia, ale v praxi sa každý riadi myšlienkami a smernicami inej osoby, ktorá síce nemá pozíciu šéf, má veľmi silnú osobnosť a vedenie.
Formálny príklad organizácie
Na nasledujúcom obrázku vidíme organizačnú schému navrhnutú ako súčasť formálnej organizácie spoločnosti:
