Automatizácia kancelárie je kombináciou hardvéru a softvéru na vývoj, automatizáciu a digitálne zaznamenávanie informácií, ktoré kancelária potrebuje na správne vykonávanie procesov a metodiky.
Kancelárska automatizácia sa zrodila na konci 40. rokov, vyvinula sa však okolo 70. rokov 20. storočia. Zavedenie textových procesorov, ktoré nahrádzali písacie stroje v kanceláriách, malo veľa spoločného s jeho pôvodom.
Charles Simonyi bol tvorcom kancelárskej automatizácie v roku 1948 zavedením balíka Microsoft Office v spolupráci s Richardom Brodiem.
Nepochybne sa o tomto koncepte hovorí vždy a súvisí s kancelárskou prácou a nástrojmi používanými na jej vykonávanie.
Bola to veľmi inovatívna zmena. V tomto zmysle tento proces slúžil na zefektívnenie kancelárskej práce a boli tiež vytvorené nové možnosti na jej vykonávanie. Ručné činnosti, ktoré boli v tom čase hlavné, sa nahrádzali a niektoré sa automatizovali.
Administratívne postupy, plánovanie schôdzky, zavedenie internetu, používanie počítačov a rôznych procesorov a kancelárskych komponentov sa dostávali do centra pozornosti pri zjednodušovaní všetkých úloh.
Základné nástroje automatizácie kancelárie
Toto sú najvýznamnejšie:
- Textové procesory: Široko používaný v kancelárskej práci.
- Kalkulačky: Komponenty, ktoré zefektívňujú všetky procesy účtu a počty súvisiace s vykonanými úlohami.
- Programy na správu tlačiarní: Nepochybne základný objekt v každej kancelárii, ktorý potrebuje na prevod virtuálnych dokumentov na fyzické.
- Programy okamžitých správ: Veľmi užitočné pre komunikáciu medzi pracovníkmi a okamžitý prenos informácií.
- Databázy: Veľmi dôležité zaznamenávať údaje týkajúce sa spoločnosti, organizácie alebo projektu.
- Tabuľky: Niečo často používané napríklad na zaznamenávanie faktúr alebo na aktualizovanú správu účtov.
- Faxy: Rovnako ako tlačiarne, aj faxy sa bežne používajú v kanceláriách, niekedy sú obidve komponenty súčasťou rovnakého zariadenia.
Automatizácia kancelárií bola obrovským pokrokom v kancelárskej práci.
Príklad automatizácie kancelárie
Programy ako Excel, Word, PowerPoint spôsobili revolúciu v spôsobe práce. Tieto programy sú súčasťou kancelárskeho balíka Office. Tento produkt predáva spoločnosť Microsoft. Existujú však podobné balíčky automatizácie kancelárie, ktoré nemajú nijaké náklady.
Ostatným spomenutým zariadeniam sa samozrejme podarilo automatizovať procesy a vyvinúť svižnejšiu metódu na vykonávanie kancelárskych úloh.