Procesná analýza je metodika, ktorá popisuje rôzne kroky, ktoré tvoria proces.
Je dôležité poznamenať, že analýza každého z krokov procesu je nevyhnutná, pretože niektoré z nich pridávajú hodnotu a iné produkujú iba odpad. Analýza umožňuje identifikovať tie kroky, ktoré sú negatívne pre chod spoločnosti. Pri uskutočňovaní procesnej analýzy je potrebné znížiť alebo vylúčiť kroky, pri ktorých vzniká odpad.
Na druhej strane znalosť a pochopenie fungovania procesov pomáha zlepšiť a zabezpečiť konkurencieschopnosť spoločnosti. To umožňuje všeobecné preskúmanie fungovania procesov a dokonca je možné získať aj číselné údaje. Tieto údaje poskytujú ukazovatele času potrebného na postup, množstva odpadu, počtu ľudí zapojených a požadovaných nákladov.
Nakoniec je pri uskutočňovaní procesnej analýzy potrebné oddeliť kroky, ktoré tvoria tieto procesy. Potom si každý krok preštudujte osobitne, aby ste nakoniec zistili, či funguje správne, alebo ak nie, hľadajte spôsoby, ako ich vylepšiť.
Dôležité pojmy v procesnej analýze
Najdôležitejšie pojmy, ktoré je potrebné zvládnuť, aby ste lepšie porozumeli procesnej analýze, sú v prvom rade:
Čo je to proces?
Proces je súbor krokov alebo činností súvisiacich s účelom dosiahnutia určitého výsledku. Každý proces zahŕňa sériu vstupov, ktoré sa transformujú na získanie výstupov. Výstupy zodpovedajú konečnému alebo očakávanému výsledku.
Čo je to analýza?
Teraz je analýza metódou, ktorá spočíva v identifikácii komponentov, ktoré tvoria celok alebo jednotku. Potom pokračujeme k oddeleniu každej zo zložiek. Každá zložka musí byť podrobne preskúmaná, aby sa poznali jej vlastnosti, podstata a fungovanie.
Kroky na vypracovanie procesnej analýzy
Hlavné kroky na vykonanie procesnej analýzy sú tieto:
1. Identifikácia procesov
Ak chcete začať vykonávať procesnú analýzu, musíte najskôr identifikovať procesy, ktoré spôsobujú problém. To preto, aby sme ich vylepšili. Procesy, ktoré sa musia zlepšiť, budú tie, ktoré nespĺňajú stanovené ciele.
2. Vymenujte pracovný tím
Po identifikácii procesov, ktoré je potrebné zlepšiť, je ďalším krokom určiť skupinu ľudí, ktorá by ich mala skontrolovať a analyzovať. Najvhodnejšou vecou bude zvoliť tých ľudí, ktorí vedia o procesoch alebo s nimi súvisia.
Pracovný tím musí byť zložený z:
- Osoba, ktorá preberá úlohu vedúceho tímu.
- Konateľ spoločnosti, ktorý má rozhodovacie kapacity.
- Skupina pracovníkov oboznámených s týmto procesom.
- Pracovníci z iných oddelení, ktorí chcú vylepšenia pozorne sledovať.
3. Vytvorte diagram procesu
Ďalej je vypracovaný diagram procesu. Tento diagram uľahčuje grafickú vizualizáciu procesu, ktorý sa má vylepšiť. Tento diagram umožňuje jednoduchým spôsobom pochopiť proces a dosiahnuť, aby každý člen tímu bol zodpovedný za úlohy, ktoré musí vykonať. V tomto kroku je vhodné definovať počiatočný a konečný dátum analýzy procesu.
4. Poznať súčasnú situáciu procesu
Tento krok vám umožní zistiť, ako sa vyvíja proces. Následne je potrebné hľadať optimálny spôsob implementácie, aby sa dosiahli lepšie výsledky. Na dosiahnutie zlepšenia procesu je dôležité poznať názory zúčastnených pracovníkov. Je tiež potrebné skontrolovať číselné údaje o efektívnosti procesu, aký je konečný cieľ procesu a prekážky, ktoré ho môžu ovplyvňovať.
5. Určte aspekty zlepšenia
Po znalosti súčasnej výkonnosti procesu je dôležité určiť, ktoré aspekty je potrebné vylepšiť. Aspekty, ktoré je potrebné zlepšiť, musia korelovať s očakávanými cieľmi procesu.
6. Prepracovať vylepšený proces
Nakoniec je po vykonaní všetkých predchádzajúcich krokov nový vylepšený proces prepracovaný. Tento redizajn je možné vykonať so všetkými informáciami, ktoré sa získali v rámci vyššie uvedených krokov. Redizajn nového procesu by sa mal zamerať na dosiahnutie cieľov. Ak sa dosiahnu očakávané ciele, analýza je úspešná a spoločnosť bude pracovať efektívnejšie.
Výhody vykonania procesnej analýzy
Cieľom vykonania procesnej analýzy nepochybne nie je iba zber údajov a informácií. Dôležité je, že získané údaje a informácie je možné použiť na príslušné a nevyhnutné vylepšenie procesov. V opačnom prípade by ste len strácali čas, úsilie a zdroje.
Výhody, ktoré je možné dosiahnuť použitím tejto metodiky, sú:
- Zlepšiť kvalitu procesov.
- Zvýšiť efektivitu spoločnosti.
- Znížiť náklady na implementované procesy.
- Zjednodušte prácu a činnosti.
- Zvyšujte efektívnosť a bezpečnosť práce vo všeobecnosti.
Druhy procesnej analýzy
Dva najdôležitejšie typy procesnej analýzy sú:
- Analýza úloh procesu: Pri analýze procesných úloh sa zameriavajú hlavne na činnosti a úlohy, ktoré ľudia vykonávajú. Najdôležitejšou vecou v tejto analýze sú preto ľudia alebo to, čo robia.
- Analýza procesných produktov: Analýza produktu sa zameriava na to, čo sa dá s objektom urobiť. Najdôležitejší je predmet alebo čo sa s ním dá urobiť.
V analýze samozrejme nájdete poradie krokov celého procesu. Tieto kroky a ich zodpovedajúce poradie je možné znázorniť graficky pomocou konkrétnej symboliky.
Pracovný list pre procesnú analýzu
Všeobecne na vykonanie procesnej analýzy môžete použiť jednoduchý hárok, ktorý musí obsahovať nasledujúce stĺpce:
- Číslo: Tu sa zaznamená číslo zodpovedajúce každému z krokov procesu podľa požadovaného poradia.
- Kroky: Stĺpec kroky sa používa na zaznamenanie a popis každého z krokov, ktoré je potrebné dodržať v procese.
- Prietok: Symbolika použitá na vizualizáciu toku procesu sa umiestni do stĺpca toku.
- Počasie: V tomto stĺpci sa používa vhodná jednotka merania času na zaznamenanie výkonu každého kroku.
- Grafické symboly: V tejto časti je správne poradie každého z krokov procesu znázornené symbolmi.
Pracovný list s analýzou procesu bude znázornený takto:
Na záver zakončíme tvrdením, že procesná analýza je pre každú spoločnosť veľmi užitočnou metodikou, pretože keď sa vykoná adekvátna procesná analýza, je veľmi ľahké identifikovať a vyhodnotiť všetky kroky, ktoré je potrebné vylepšiť v procesoch, ktoré predstavujú nejaký typ problému. Okrem toho pomáha pri rozhodovaní o implementácii prepracovania procesov, ktoré sa musia zlepšiť, aby bolo možné dosiahnuť ciele.