Obchodný dokument alebo obchodný dokument je titul, ktorý sa vydáva písomne na potvrdenie obchodnej alebo obchodnej transakcie uskutočnenej medzi dvoma stranami.
Preto sa snaží písomne zaznamenať, čo sa stalo pri operácii. V ňom bude vystavená skutočnosť, dohodnuté podmienky a ďalšie zaujímavé informácie. Informácie o častiach musia samozrejme byť jasné a podrobné.
Dôvody použitia a požiadavky obchodného dokumentu
Existuje niekoľko dôvodov na ich použitie. Najdôležitejšie sú tieto:
- Prvý, už spomínaný, záznam dohody. To je nevyhnutné, pretože ak bude mať všetko písomnú formu, uľahčí to prácu sudcom; pre prípad dosiahnutia súdu. V obchodných vzťahoch je preto lepšie, aby bolo všetko jasné a stručné.
- Druhým je odôvodnenie záznamu operácie. Bez nich by z právneho hľadiska nebolo možné vykonať účtovné zápisy.
- Po tretie, vzťah medzi stranami je jasne stanovený písomne. Týmto spôsobom sú podrobne popísané práva a povinnosti každého z nich.
Pokiaľ ide o požiadavky obchodného dokumentu, malo by ísť o tieto:
- Názov, ktorý definuje typ obchodného dokumentu.
- Dátum vydania, účinnosť alebo dátum skončenia platnosti.
- Číslo objednávky, ktoré umožňuje jeho objednávanie a podanie.
- Údaje o účastníkoch operácie.
- Podrobné koncepty a množstvá. Obrázok musí byť napísaný písmenami a číslicami.
- Koncept a podrobnosti transakcie.
- Podpis strán alebo ich oprávnených strán.
Druhy obchodných dokumentov
Pre obchodný dokument existujú tri hlavné skupiny klasifikácie.
- Po prvé, v závislosti od toho, či verejný notár zasahuje alebo nie (notár), máme súkromného a verejného. V prvom prípade je potrebný iba podpis strán a v druhom prípade sa musia predložiť verejnej listine.
- Na druhom mieste by boli informačné a podporné. Rozdiel je v tom, že prvý obsahuje príslušné obchodné informácie a druhý odráža peňažnú platobnú transakciu.
- Nakoniec by sme mali obchodovateľné a neobchodovateľné. Prvé uvedené predstavujú platobnú povinnosť a je možné ich premeniť na hotovosť. Okrem toho s nimi môžete aj obchodovať. Posledné uvedené sú iba informačnou alebo transakčnou podporou.
Príklady obchodných dokumentov
Na záver sa pozrime na niektoré príklady a na to, ako by sme ich mohli klasifikovať.
- Dodací list alebo dodací list: Upresňuje podrobnosti o tovare dodanom zákazníkovi a prípadne o podmienkach predaja. Spravidla ide o krok pred vystavením faktúry. Bolo by to neobchodovateľné, súkromné a informatívne.
- Faktúra: Pozostáva z dokumentu, ktorý odráža transakciu predaja a nákupu a jej podmienky. Bolo by to neobchodovateľné, súkromné a informatívne.
- Kontrola: Umožňuje príjemcovi získať hotovosť z banky platiteľa. Boli by sme pred dokumentom, ktorý je možné prerokovať, pretože je možné ho schváliť. Bolo by to tiež súkromné a podporné (faktúra je pôvodný dokument).
- Potvrdenka: Je to doklad o zaplatení dlhu a čiastočne alebo úplne oslobodzuje dlžníka. Bol by neobchodovateľný, súkromný (aj keď je možné ho zverejniť) a podporoval, pretože pôvodným dokumentom by bol dokument dlhu.
- Ako posledný príklad by mohla slúžiť iná obchodná listina.: Toto sa líši od kontroly tým, že má dátum vypršania platnosti. Ten, kto ho dostane, si ho nebude môcť vyzdvihnúť pred týmto dátumom. Bolo by to obchodovateľné, súkromné a podporné.