Riadenie projektu je proces, ktorý zaisťuje, že projekt je vyvíjaný od začiatku do konca so všetkými pridelenými prostriedkami a v plánovanom čase.
Projektové riadenie je disciplína, ktorá sa naučila hlavne zo skúseností. Na rozdiel od toho, čo sa vo všeobecnosti deje s podnikovým riadením, neexistuje toľko asociovanej bibliografie.
Je to tak, že projekty môžu mať rôznu povahu; obchodné, environmentálne, právne, vzdelávacie atď. a pre každú oblasť existujú obmedzenia a faktory, ktoré by mohli ovplyvniť projekt, aby prešiel zmenami v pôvodnom dizajne, ktoré sa predĺžia v čase alebo v zdrojoch.
Funkcie riadenia projektu
Je ťažké poukázať na to v definícii, ale dalo by sa to zjednodušiť nasledovne.
Projekt má cieľ, ktorý musí byť rozdelený na niekoľko konkrétnejších. Áno, veľmi podobné vyšetrovaniu, ale v tomto prípade musia pre každý konkrétny cieľ existovať aspoň tieto zložky:
- Čas vykonania.
- Cieľ vykonania.
- Pridružené zdroje.
- Harmonogram vykonávania (napríklad marec až december, vrátane všetkých dní pracovného pokoja, ako sú sviatky a sviatky).
- Monitorovacie ukazovatele.
- Zodpovedný za tento cieľ.
Veľmi užitočným nástrojom na riadenie projektu je Ganttov diagram, ktorý umožňuje graficky vizualizovať projekt a farebne rozložiť každú z jeho fáz.
Ďalším veľmi dôležitým bodom je neustále monitorovanie a pohotovostný plán pre každý prípad.
Pri navrhovaní projektu je dobré zostaviť zoznam možných rizík a opatrení, ktoré by sa mali prijať, ak sa majú realizovať. To vám umožní rýchlo konať bez improvizácie.
Neustále sledujte činnosti a rozpočet
Vykonávanie činností musí zodpovedať percentuálnemu podielu rozpočtu k dnešnému dňu, preto je dôležité ustanoviť etapy. Napríklad projekt s tromi etapami:
- 1: Marec až jún 30% aktivít a 20% rozpočtu
- 2: Jún až september 50% aktivít a 50% rozpočtu
- 3: Október až december 100% aktivít a 100% rozpočtu
Z uvedeného by bolo nebezpečné, ak by sa napríklad v 2. etape vykonalo iba 40% aktivít a napriek tomu by sa vynaložilo 50% rozpočtu. To ponecháva 10% zníženie zdrojov, ktoré je potrebné priebežne upravovať, čo ponecháva projekt zraniteľný voči ďalším zmenám.
Ďalším príkladom v tomto príklade je, že posledný štvrťrok je veľmi svižný a intenzívny, pretože polovica projektu je vyvinutá, a preto je veľmi dôležité ho monitorovať.
Spravidla existuje tendencia myslieť si, že projekty majú proporcionálne uskutočnenie. To znamená, že činnosti sú rovnomerne rozložené do celého obdobia, ale v skutočnosti to bude závisieť od typu realizovaného projektu.
Ak sa jedná o vzdelávací projekt, malo by sa to logicky prispôsobiť mesiacom, v ktorých sú študenti v škole, pričom prázdninovým mesiacom nechávať voľno alebo menej aktivít.
Ďalším dôležitým príkladom je počasie. Napríklad stavebné projekty meškajú v zimných mesiacoch, pretože dažde alebo chlad spôsobujú zmeny a mimoriadne udalosti, ktorým sa treba venovať.
Stručne povedané, projektový manažment si vyžaduje predbežné hodnotenie vo finančnej, technickej, environmentálnej, právnej a komunikačnej oblasti, aby sa zistilo, aký dopad bude mať na životné prostredie alebo aké rany by mohol utrpieť počas jeho vývoja.
To je dôvod, prečo sú projekty vždy tvorené multidisciplinárnymi tímami, ktoré prispievajú poznatkami z rôznych oblastí s cieľom znížiť neistotu a dosiahnuť požadovanú realizáciu v plánovanom čase. To by nakoniec bolo úspešné riadenie projektu.
