Eisenhowerova matica je grafické znázornenie, ktoré zobrazuje úlohy čakajúce na vykonanie, robí to však tak, že ich klasifikuje podľa stupňa dôležitosti týchto úloh. Týmto spôsobom umožňuje ich usporiadanie podľa úrovne dôležitosti.
Eisenhowerova matica je grafické znázornenie, kde je zobrazený dvojosový kvadrant. Tieto osi ukazujú stupeň dôležitosti a naliehavosť požadovanú pre každú úlohu. V tomto zmysle nám kvadrant pomáha klasifikovať úlohy v závislosti od stupňa ich dôležitosti a dodacích lehôt. Zároveň to umožňuje organizáciu práce, takže na prvý pohľad môžeme zorganizovať všetky čakajúce práce.
Eisenhowerova matica je zložená zo štyroch blokov.
Jeho klasifikácia, ako sme už povedali, stanovuje úlohy na základe naliehavosti, ktorú si vyžaduje, a tiež na ich dôležitosti.
Ako je navrhnutá Eisenhowerova matica?
Musíme vedieť, že Eisenhowerova matica, ako sme povedali, sa skladá zo štyroch kvadrantov.
V prvom kvadrante sú najdôležitejšie aj urgentné úlohy. V tomto zmysle hovoríme o najdôležitejších projektoch, ktoré si vyžadujú väčšiu pozornosť a naliehavosť pri ich realizácii. Toto sú prioritné úlohy pri vykonávaní.
V druhom kvadrante by boli úlohy, ktoré sú dôležité a vyžadujú menšiu naliehavosť. Kvadrant, ktorý obsahuje úlohy, ktoré sa majú vykonať dlhšie, ale ktorý si vyžaduje veľkú pozornosť, takže tento kvadrant nám môže pomôcť pri práci byť proaktívny. Tieto úlohy musia byť naplánované s cieľom prevencie.
Na druhej strane v treťom kvadrante máme úlohy, ktoré, hoci to nie sú dôležité, si vyžadujú väčšiu naliehavosť. V tomto zmysle musíme byť opatrní, aby sme tieto úlohy nezaradili do prvého kvadrantu. Stanovuje tie, ktoré sú napriek naliehavosti, ktorú vyžadujú, menej dôležité. Tieto môžu byť delegované na iných ľudí.
Nakoniec štvrtý kvadrant pozostáva z tých úloh, ktoré nie sú ani urgentné, ani dôležité. V tomto zmysle hovoríme o najmenej dôležitom kvadrante matice. Keď sa budeme venovať týmto úlohám, musíme vedieť, že tieto úlohy sa venujú posledným. Tieto sa dajú v mnohých prípadoch vylúčiť.
Pre vizuálnejšiu predstavu je uvedený príklad toho, ako by vyzerala Eisenhowerova matica:
Ako funguje Eisenhowerova matica?
Musíme vedieť, že ako každá matica, aj Eisenhowerova matica má špecifickú funkciu definovanú autorom, ktorá nám pomáha maticu vytvoriť, ako aj správne ju používať.
V tomto zmysle, ako ukazuje jeho grafické znázornenie, máme štyri kvadranty usporiadané do dvoch osí, ktoré merajú stupeň dôležitosti a naliehavosť všetkých našich úloh.
Prvý kvadrant, ako je uvedené v jeho definícii, bude obsahovať úlohy s najvyššou prioritou, ktoré nám určitým spôsobom pomáhajú dosiahnuť tie prioritné ciele, ktoré budú určovať dosiahnutie našich cieľov. Do tohto kvadrantu preto zahrnieme krízy, ktoré si vyžadujú okamžité riešenie, problémy, ktoré si vyžadujú rýchle riešenie, dôležité projekty, ktoré majú väčší význam.
Po druhé, druhý kvadrant sa zameriava na tieto dôležité, ale nie urgentné činnosti. V tomto zmysle zahrnieme úlohy spojené s pozorovaním nových príležitostí, budovaním vzťahov, ako aj ďalšie dôležité úlohy, ktoré však nevyžadujú urgentnosť.
Po tretie, máme tretí kvadrant, ktorý obsahuje úlohy, ktoré nie sú dôležité, ale ktoré si vyžadujú urgentnosť. V tomto kvadrante zahrnieme okrem iného telefónne hovory s klientmi, e-maily, stretnutia, inštitucionálne aktivity.
Na štvrtom a poslednom mieste máme štvrtý kvadrant. Integrujú sa v ňom úlohy, ktoré nie sú ani dôležité, ani urgentné, takže mu nebudeme prikladať väčší význam, aký už má. Tento kvadrant môže obsahovať aspekty, ako napríklad dlhodobé raňajky v kancelárii, niektoré hovory, ktoré ničím neprispievajú, e-maily, ktoré nemajú nič spoločné s pracovnou činnosťou, mimo práce.
Cieľom týchto štyroch kvadrantov a dobrého poradia úloh je dosiahnuť, aby pracovník zvýšil svoju produktivitu a efektívnosť.
Ciele Eisenhowerovej matice
Ako sme už povedali, pri implementácii uvedenej matice existuje niekoľko cieľov.
V tomto zmysle by sme mohli zahrnúť nasledujúce ciele, napríklad tie, ktoré sleduje hlavne táto matica:
- Zvýšená produktivita.
- Väčšia účinnosť a efektívnosť pri riadení úloh.
- Dosiahnite ciele včas.
- Zorganizujte prácu lepším spôsobom.
- Väčšia koncentrácia na prioritu.
- Krízový manažment.
- Disciplína.
- Ovládanie.
- Vyhliadka.
Medzi mnohými ďalšími cieľmi, ktoré je možné dosiahnuť implementáciou uvedenej matice.
