Mapa procesov je diagram, ktorý umožňuje graficky vidieť všetky procesy, ktoré sa v organizácii vykonávajú, a ich vzájomné vzťahy.
Diagram určite umožňuje sledovať všetky procesy, ktoré sú vyvíjané v rámci spoločnosti. Rovnako aj fázy, ktoré tvoria každý z procesov konkrétnym spôsobom. Týmto sa získa spoločná vízia všetkých aspektov týkajúcich sa každého procesu.
Okrem toho môžete vidieť všetky vzájomné vzťahy medzi fázami každého procesu. Rovnako ako väzby medzi všetkými procesmi, všetky sa prejavujú v jednom grafe, ktorým je mapa procesov.
Inými slovami, grafika predstavuje všeobecnú vizualizáciu systému tak, ako je organizovaná celá spoločnosť. To prostredníctvom svojich procesov a vzájomných vzťahov.
Kroky na vytvorenie mapy procesu
Najdôležitejšie kroky na vytvorenie mapy procesu sú:
1. Vymedzenie procesov
Ako všetci vieme, proces môže byť veľmi rozsiahly, takže je vhodné urobiť správne vymedzenie. To znamená, že pri vymedzovaní procesu je potrebné vypracovať schému, ktorá zhromažďuje všetky prvky systému, ktoré majú byť reprezentované. Schéma umožňuje, aby bol tento rozsiahly proces viditeľný jednoducho a jasne.
2. Identifikácia prvkov
Na druhej strane je prvkom všetko, čo môže ovplyvniť proces a systém ako celok. Môžu to byť aspekty, ako napríklad infraštruktúra spoločnosti, ako aj prvky, ktoré sú potrebné pri vstupe a výstupe z každého procesu. Mapa procesu zobrazuje všetky tieto prvky a vzťahy, ktoré sa medzi nimi vytvárajú.
3. Identifikácia prevádzkovej linky
Rovnako identifikácia prevádzkovej alebo funkčnej linky umožňuje sledovať postupnosť, ktorá sa musí dodržiavať pri uskutočňovaní každého procesu. Z tohto dôvodu je na procesnej mape možné ustanoviť štruktúru a trasy, ktoré je potrebné dodržať v prevádzkovej línii.
4. Pridajte podporné procesy
Procesy podpory môžu samozrejme pomôcť pri prevádzke prevádzkovej a riadiacej linky. Všetky podporné procesy pomáhajú zlepšovať výkonnosť celého systému, a preto je potrebné ich prispôsobiť prevádzkovej linke. Podporné procesy sú zvyčajne administratívne činnosti.
5. Pridajte procesy, ktoré ovplyvňujú systém
V organizácii skôr existujú procesy, ktoré môžu ovplyvniť výkonnosť celého systému. Preto sa v tomto kroku pridajú všetky funkčné orgány v rámci procesu, ktoré ovplyvňujú celý systém. Môžu to byť oblasti ako spätná väzba a kvalita, ktoré všeobecne ovplyvňujú celý proces.
Prečo sa vyrába mapa procesov?
Vypracovanie procesnej mapy môže pre spoločnosť priniesť veľa výhod, z ktorých najdôležitejšie sú:
- Zistite, ako sa v súčasnosti v organizácii vyvíjajú úlohy a pracovné miesta.
- Zvyšovať kvalitu všetkého, čo sa deje v spoločnosti.
- Zlepšiť procesy, ktoré sa vykonávajú v organizácii.
- Vytvárajte a vyvíjajte nové a rôzne spôsoby práce, najmä ak prechádzate krízou.
- Zmerajte a vyhodnotte, čo sa robí. Potom výsledkami posilnite akcie a výkon.
Symbolika použitá v mapách procesov
Na procesnej mape sa používa veľké množstvo symbolov a každý z nich má svoj význam. Medzi najpoužívanejšie symboly patria:
1. Šípky
Šípky v skutočnosti označujú smer sledovaný v tokoch. Pomáha čítať vývojový diagram, pretože udáva smer procesu. Napríklad zľava doprava alebo zhora nadol.
2. Obdĺžniky
Zatiaľ čo obdĺžniky predstavujú funkciu, ktorú je potrebné vykonať a vykonať. Používa sa veľmi často, pretože ukazuje činnosť, operáciu alebo úlohu, ktorú je potrebné vykonať.
3. Ovály
Na druhej strane, ovály označujú začiatok alebo koniec procesu. Sú to body vývojového diagramu, ktoré označujú, kde začínate a kde končíte. Spravidla je iba jeden začiatok, ale pre každý krok môžu mať viac koncových bodov.
4. Diamanty
Rovnako tak diamanty predstavujú dôležitý bod, v ktorom sa treba rozhodnúť. Z tohto obrázka všeobecne vychádzajú šípky, ktoré sú označené znakom áno alebo nie. Z každého diamantu samozrejme vychádza iba jedna šípka.
Inými slovami, za každým rozhodovacím bodom nasleduje šípka s označením áno alebo nie. Ďalšou možnosťou môže byť pravda alebo nepravda.
5. Paralelogram
Podobne použitie paralelogramu odráža vstupy a výstupy procesov v vývojových diagramoch.
Typy procesov
Procesy, ktoré je možné vizualizovať v mapách procesov, sú:
1. Kľúčové procesy
V prvom rade sú kľúčové procesy zamerané na pridanie hodnoty. Preto priamo súvisia s tovarmi a službami, ktoré spoločnosť ponúka. Výsledok týchto procesov preto klient priamo oceňuje.
Samozrejme, tieto procesy sú kľúčové, pretože veľa funkčných oblastí zasahuje do ich vykonania, a preto si vyžadujú viac zdrojov.
Ďalej sú to procesy, ktoré prispievajú k dosiahnutiu cieľov, stanoveniu politík, využívaniu stratégií a k všeobecnému chodu spoločnosti.
2. Strategické procesy
Po druhé, strategické procesy ustanovuje vrcholový manažment, pretože definujú, ako organizácia funguje a ako sa generuje hodnota. Slúžia ako podpora najmä pri rozhodovaní o strategickom procese. Strategický proces zahŕňa plánovanie, implementáciu stratégie a neustále zlepšovanie organizácie.
3. Podporné procesy
Po tretie, podporné procesy podporujú kľúčové procesy a strategické procesy. Sú nevyhnutné na dosiahnutie cieľov všetkých procesov a systému spoločnosti všeobecne.
Na záver môžeme dospieť k záveru, že mapa procesov je nevyhnutná na získanie globálnej vízie fungovania organizácie a všetkých jej procesov. Pomáha pochopiť a jasne definovať funkcie a aktérov, ktorí ich vykonávajú. To všetko vzhľadom na to, že organizácia je riadením procesov, ktoré sú navzájom prepojené, aby sa dosiahol konečný výsledok.