Proces rokovania pozostáva zo série etáp, ktoré sa snažia vyriešiť konflikt uspokojivým spôsobom pre strany.
Rokovanie preto nie je nič iné ako presvedčivé, nikdy však nie vynútením. Pre úspech musí byť v skutočnosti prospešné pre obe strany. Alebo aspoň to, že obe strany majú pocit, že nejakým spôsobom vyšli z víťazstva.
Cieľom je vyriešiť problém a urobiť ho s ohľadom na potreby všetkých. Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vykonať niekoľko etáp, ktoré nám pomôžu dosiahnuť úspešný záver.
Proces rokovania a dominantné postavenie
Niekedy sa ocitneme v procesoch vyjednávania, v ktorých má jedna zo strán mocenské postavenie. Príkladom môže byť spoločnosť, ktorá má veľa dodávateľov a má výhodu pri ich výbere. Ďalším prípadom by bol prípad základných výrobkov, ktoré môže vyrábať iba niekoľko spoločností.
Tieto situácie môžu zmeniť pakt na vynútenie, a preto musíme byť opatrní. Po prvé preto, lebo každá povinnosť je vynútená a nakoniec má dopad na tento pakt. Po druhé, aj keď môžeme uložiť svoje kritériá, je oveľa efektívnejšie a efektívnejšie tak urobiť so súhlasom druhej strany.
Fázy rokovacieho procesu
Rokovanie musí byť starostlivo naplánované a preštudované. Majte na pamäti, že v ňom hráme veľa. Predstavme si, že hovoríme o zmluve s dobrým klientom alebo o pracovnej zmluve. Teraz sa pozrime na fázy, ktoré by to mohlo mať.
- Najskôr informácie: Ak sa chystáme s niekým jednať alebo s organizáciou alebo spoločnosťou, musíme ho dôkladne poznať. Musíte vyšetrovať, informovať, hľadať všetko, čo môžeme, o vašich cieľoch, etických zásadách alebo potrebách.
- Druhý krok, zapíšte si: Písanie, či už digitálne alebo ceruzkou a papierom, je nevyhnutné. Musíme povedať všetko, čo chceme dosiahnuť. Musíme definovať hlavný cieľ a pomocné zariadenia, ktoré nám pomôžu s prvým.
- Tretí krok, naučte sa vzdať: Rokovanie nikdy nepôjde podľa plánu. Je pre nás však jednoduchšie neodchýliť sa od toho, čo nás zaujíma, ak máme plán. Je však tiež potrebné objasniť si prípadné nepredvídané udalosti. Musíme vedieť, čo robiť, ak sa nedosiahne dohoda o každom z bodov.
- Krok štvrtý, vcítite sa do toho: Teraz je čas porozprávať sa s klientom, dodávateľom, pracovníkom, zamestnávateľom … a musíte sa vcítiť. Tento koncept je ľahko pochopiteľný, umiestnite sa na miesto toho druhého. Zložitou vecou je, bohužiaľ, uplatňovanie v praxi. Môžete trénovať s priateľmi alebo rodinou, skontrolovať, do akej miery ste schopní byť empatickí, a konať, aby ste sa zlepšovali.
- Na záver záver: Došli sme na koniec, druhá strana je potešená, presvedčili sme ich. Je teda čas uzavrieť dohodu a nevieme, ako na to, pretože sme to neplánovali. Preto je dôležité mať jasno v tom, ako to uzavrieme. Musia sa preštudovať a zohľadniť všetky podrobnosti a v prípade potreby sa musia uviesť možnosti.
Príklad rokovacieho procesu
Poďme si predstaviť, že pracujeme v reklamnej agentúre a musíme predať kampaň obuvníckej spoločnosti. Zajtra máme stretnutie s obchodným riaditeľom, ktorý predloží priaznivú správu generálnemu vedeniu. Musíme sa pripraviť tak, ako nás to učili, a predovšetkým si niesť domáce úlohy.
Najskôr musíte pomocou vyhľadávača Google alebo iného vyhľadávacieho nástroja zistiť o spoločnosti čo najviac. Musíme poznať váš produkt, vaše pravidlá predaja, profil vašich zákazníkov. Okrem informácií, ktoré zhromažďujeme, nám samotný klient poskytne ešte dôležitejšiu. Vždy si vezmite ceruzku a papier, aby ste si robili poznámky.
Čas nadišiel. Klient je priateľský, ale vzdialený, niečo úplne logické. Preto musíme urobiť to isté. A rokovania sa začínajú. Pýta sa nás, ako ideme pozdvihnúť kampaň, v akých médiách a samozrejme za aké ceny. Ale žiadny problém, urobili sme si domáce úlohy a máme pohotovostné plány.
Po náročných rokovaniach, v ktorých sa vyskytli určité zmeny (už sa predpokladajú) pôvodného plánu, je čas hovoriť o konečnej cene a uzavrieť. Je vhodné urobiť zhrnutie všetkého dohodnutého, ale bez zbytočného odkladu sa musíte dostať k veci. Ak budeme postupovať podľa týchto krokov, uzavretie je v tomto procese rokovania takmer zaistené a každý bude mať z toho prospech.