Spis sa týka súboru dokumentov, ktoré tvoria postup, či už súdny, správny alebo policajný.
Začiatok každého postupu ľubovoľného typu sa začína vytvorením tohto súboru, kde sa na začiatku zhromažďujú základné údaje.
Spis musí byť na začiatku tvorený osobnými údajmi osoby zúčastnenej na konaní: identifikačné číslo, meno a priezvisko (v prípade právnickej osoby obchodné meno), adresa a všetky potrebné podrobnosti týkajúce sa prípadu, ktorý sa prepravuje von.
V čase začatia súdneho konania budú spisy obsahovať všetky dokumenty poskytnuté účastníkmi konfliktu a vykonané dôkazy. Rovnako sa to deje s administratívnymi súbormi, v ktorých sa zhromažďujú dôvody, ktoré ich iniciujú, a pokroky, ktoré podniká.
Je to nevyhnutný súbor dokumentov, ktorý umožňuje účasť na súdnych alebo administratívnych žiadostiach alebo vedenie organizácie, ktorá umožňuje zaznamenávať všetky činnosti vykonané v ktorejkoľvek oblasti, dokonca aj v obchodnom svete.
Typy súborov
Hlavné typy súborov sú:
- Súdne spisy: Začínajú predstavením sťažnosti a tvoria ju justiční úradníci. Spis sa končí, keď sudca rozhodne o spise alebo vydá trest. Ak právnik potrebuje vedieť, v ktorej fáze konania sa váš prípad nachádza, môžete požiadať súd o doručenie úplného spisu, aby ste sa dozvedeli všetky podrobnosti o priebehu súdneho konania.
- Administratívne súbory: Môžu vzniknúť akéhokoľvek druhu. Môže to mať disciplinárny charakter. Napríklad bol otvorený spis pre úradníka, ktorý neplnil svoje funkcie. Alebo to môže byť riešenie petície občana. Napríklad bol otvorený súbor na získanie štátnej príslušnosti.
- Policajné spisy: Tieto spisy majú trestnú povahu, pretože ich úlohou je zhromažďovať potrebné informácie, aby bolo možné zistiť, či došlo k trestnému činu, ktorý bude predložený sudcovi a ktorý bude následne v súlade so súdnym spisom.