Plánovanie projektu pozostáva zo systematického organizačného procesu rôznych úloh, ktoré sa majú vykonať, a zo zdrojov potrebných na ich vykonanie.
Plánovanie projektu preto spočíva v uskutočnení akčného plánu pre všetky fázy projektu. V tomto zmysle hovoríme o systematickej organizácii, pretože si vyžaduje uskutočnenie niekoľkých krokov. Okrem toho musíte vedieť, čo máte alebo môžete mať na dosiahnutie cieľov.
Prečo je plánovanie projektu dôležité?
Keď sa objaví niečo, čo neočakávame, môže byť na výber improvizácia. Pri riadení projektu to však nie je dobrý nápad. Aj keď je pravda, že existujú procesy, ktoré sa môžu zdať jednoduché, väčšina z nich vyžaduje veľkú zložitosť. Preto sa ich plánovanie stáva nevyhnutnou činnosťou.
Preto musíme mať jasno v tom, čo chceme a ako to chceme dosiahnuť, aby sme v prípade chyby mohli prijať nápravné opatrenia. Mať dobrý plán je nevyhnutné, ak chceme rozvíjať myšlienku, novú formu výroby, technologický pokrok alebo akýkoľvek iný projekt.
Ako vykonať plánovanie projektu
Ďalej uvidíme kroky, ktoré musíme dodržať, aby sme mohli správne naplánovať projekt. Na druhej strane musíme vedieť, že sú dôležité, pretože nám umožňujú štruktúrovať činnosti a čas, ktorý venujeme každej z nich. Rovnako nesmieme zabudnúť na skutočnosť, že plán je zasa jednou z etáp realizácie projektu.
- Prvá a najdôležitejšia vec je presne vedieť, čo chceme: Musíte definovať rozsah projektu. Aby sme to dosiahli, musíme poznať všetky podrobnosti toho, čo chceme dosiahnuť.
- Na druhej strane ako doplnok k predchádzajúcemu kroku je potrebné analyzovať uskutočniteľnosť: Dobrý nápad je zbytočný, ak nie je životaschopný. To znamená, že projekt musí byť možné uskutočniť vo vhodných podmienkach.
- Okrem toho je dôležité vedieť, aký bude náš rozpočet a aké zdroje (vrátane ľudských) budeme mať: Táto fáza projektu vám umožňuje nájsť investorov, partnerov, spolupracovníkov alebo dokonca zamestnancov.
- Na druhej strane je potrebné vypracovať rôzne pracovné procesy: Tento tretí krok sa týka návrhu, ako bude projekt spustený. Musíte definovať, aké úlohy alebo činnosti budú a ako sa budú vykonávať. Čím viac podrobností zahrnieme, tým lepšie.
- Vyhodnotenie výsledkov: Teraz je potrebné opísať, ako budú vyhodnotené a vyhodnotené výsledky projektu. Je potrebné poznať ukazovatele, parametre alebo premenné, ktoré sa majú merať. Tento krok je dôležitý na vypracovanie možných opráv a pohotovostných plánov.
Všetky tieto etapy sa skončia vypracovaním správy, ktorá bude Projektovým plánom. Táto príručka umožní každému poznať cestu, ako bude cestovať a aký bude jej prínos.
Príklad plánovania projektu
Predstavme si, že chceme uskutočniť projekt pozostávajúci z vytvorenia továrne na zemiakové lupienky. Overili sme, že trh vyžaduje tie, ktoré sme jedli, keď sme boli deťmi na veľtrhoch nášho mesta. Musíte sa pustiť do práce a dobre si naplánovať kroky, ktoré budete dodržiavať.
Vidíme, že to, čo robíme, je postupovanie podľa fáz na uskutočnenie plánovania projektu. Najskôr si zadefinujeme, čo chceme, továreň na zemiakové lupienky. Neskôr analyzujeme, či je to životaschopné, urobíme si prieskum trhu a overíme, či ide o požadovaný produkt. Po tretie, rozpočet, musíme vedieť, čo musíme na ich výrobu a ako to budeme financovať. Potom vytvoríme pracovné procesy a spôsob ich vyhodnotenia v budúcnosti.