Monitorovanie projektu sa týka vykonávania série akcií s cieľom overiť správny vývoj jeho uskutočnenia.
Monitorovanie projektu preto, akonáhle je naplánované, začína realizáciou projektu.
Fáza monitorovania spočíva v časovom overení, či sa realizujú rôzne fázy projektu, a vo formovaní každej z nich. K tomu sa používa rad parametrov a premenných, ktoré nám umožňujú zistiť, či existujú odchýlky od pôvodného plánu.
Dôležitosť monitorovania projektu
Táto etapa je nevyhnutná na stanovenie opatrení potrebných na riešenie problémov, ktoré sa pri realizácii pocítia. Nemôžeme niečo začať, ak predtým nemáme cestovný plán a postup na overenie správneho fungovania projektu. Z tohto dôvodu je potrebné stanoviť jasné, stručné a podrobné následné opatrenia so všetkým, čo je potrebné na to, aby sme sa mohli rozhodnúť.
Okrem toho, ako uvidíme v nasledujúcej časti, je nevyhnutné jasne určiť, ako sa bude toto monitorovanie vykonávať. Je dôležité, aby každý vedel, čo sa od neho očakáva a aké by mali byť kroky v prípade možnej udalosti.
Fázy monitorovania projektu
Pozrime sa teraz podrobne, ktoré by mohli byť najdôležitejšími fázami monitorovania projektu, ako aj jeho hlavnými požiadavkami.
- Zmerajte: Najprv musíte zmerať. Meranie je nevyhnutné, keď chceme niečo ovládať. Musíme vedieť, ako ďaleko môžeme zájsť alebo aké budú limity, aby sme mohli zvážiť úspech alebo neúspech. Preto je potrebné zvýšiť parametre a premenné, ako aj postupy použité na ich analýzu.
- Stretnutie a analýza: Ďalej musíte splniť a analyzovať odchýlky. Stretnutia by mali byť stručné, presné a priame. Musíte hovoriť o veci s ukazovateľmi v ruke a s kópiou pre každého účastníka. Zo stretnutia treba jasne vyvodiť, v čom je problém, ako aj jeho príčiny a následky.
- Hľadajte riešenia: V ďalšom kroku sa musíte rozhodnúť, ktorou cestou sa vydáte, aby ste tieto odchýlky vyriešili. Pre túto fázu je najlepšie, aby každý pracoval vo svojej oblasti a so svojou vlastnou skupinou alebo individuálne. Na nasledujúcom stretnutí budú tieto riešenia zvážené, aby sa vybrali tie najvhodnejšie.
- Zmerajte znova: Nakoniec musíte znova merať. Po vykonaní opráv je potrebné znova použiť analýzu, aby sa zistilo, či fungovali. Ak sme boli úspešní, projekt pokračuje; v opačnom prípade bude potrebné začať odznova.
Príklad monitorovania projektu
Ďalej uvidíme príklad na dokončenie.
Poďme si predstaviť spoločnosť, ktorá vyrába topánky. Táto spoločnosť vyrába topánky a distribuuje ich do rôznych obchodov s rôznymi značkami.
Pozrime sa, aký by bol postup.
Na tejto ilustrácii vidíme, ako by sa vykonávalo monitorovanie projektu. Najskôr stanovenie parametrov a premenných merania. Napríklad počet vyrobených topánok alebo počet predaných topánok. Ďalej musíte skontrolovať, aký typ obuvi funguje najlepšie. Na druhej strane musíte brať do úvahy nové trendy, ktoré vyvolávajú záujem kupujúceho. Nakoniec musíte znova skontrolovať a v prípade potreby prijať nápravné opatrenia.
