Účtovné knihy sú tie dokumenty, v ktorých sa odrážajú a odrážajú všetky ekonomické, finančné a účtovné informácie spoločnosti. To znamená, že všetky potrebné údaje sa nachádzajú v účtovných knihách, aby bolo možné pochopiť ekonomicko-finančné fungovanie spoločnosti.
Tieto knihy sa periodicky aktualizujú súčasne s účtovným rokom. Keď sa začne nový fiškálny rok, vytvoria sa aj nové účtovné knihy. Napríklad počas roku 2016 spoločnosť zaznamenala informácie do účtovných kníh daného roku. Na začiatku roka 2017 sa knihy roku 2016 považujú za finalizované a vytvárajú sa nové, ktoré budú knihami roku 2017. V niektorých krajinách sa fiškálny rok nezhoduje s kalendárnym rokom
Informácie sa tradične v účtovných knihách odrážali na papieri. S nástupom nových technológií však už začala prijímať účtovné knihy v digitálnom alebo počítačovom formáte.
Účtovné knihy môžu byť povinné alebo dobrovoľné.
T účetPovinné účtovné knihy
Existuje niekoľko účtovných kníh, ktoré sú povinné, pretože ich ustanovuje zákonodarca. Aj keď v každej krajine možno založiť jedno alebo druhé, najbežnejšie sú tieto:
- Kniha denníkov: Zaúčtujú sa všetky operácie vykonané spoločnosťou. Vizuálne je nakonfigurovaný ako postupnosť účtovných záznamov, usporiadaných chronologicky.
- Inventarizačná kniha: Zahŕňa takzvaný zostatok súm a zostatky predbežných zostatkov. Inými slovami, všetky účty so zostatkom spoločnosti (aktíva, pasíva, čisté imanie, náklady a výnosy) sa pravidelne aktualizujú. Posledný zostatok súm a zostatkov sa musí zhodovať so súvahou zostavenou pre ročné účtovné závierky. Kniha zásob musí navyše obsahovať začiatočný stav a takzvanú inventúru zásob, teda fyzické jednotky, ktoré tvoria zásoby spoločnosti a ich ocenenie (pomocou ktorejkoľvek z prijatých metód oceňovania).
- Ročná účtovná závierka: Sú to správy, ktoré odrážajú ekonomicko-finančné informácie o spoločnosti. Existuje 5 dokumentov: súvaha, výkaz ziskov a strát, výkaz zmien vlastného imania, výkaz peňažných tokov a pamäť. Ročná účtovná závierka sa zostavuje raz ročne, to znamená, že sa pravidelne nemení, ako predchádzajúce.
Povinné účtovné knihy musia byť uložené a legalizované v obchodnom registri. Okrem toho ich predtým muselo schváliť valné zhromaždenie akcionárov.
Prebieha kontrola zostatkuDobrovoľné účtovné knihy
Existuje ďalšia séria účtovných kníh, pri ktorých zákonodarca nestanovuje svoju záväznú povahu. Pre interné fungovanie spoločnosti sú však tieto účtovné knihy veľmi užitočné a môžu zvýšiť efektivitu spoločnosti. V dobrovoľných účtovných knihách nie je žiadna povinnosť schválenia spoločníkmi, ani povinnosť vkladu a legalizácie v obchodnom registri. Najbežnejšie sú tieto:
- Hlavná kniha: Predstavuje súhrn všetkých účtov hlavnej knihy. Vizuálne je nakonfigurovaný v tvare písmena T, pričom si všíma všetky pohyby, ktoré ovplyvňujú debet a kredit príslušného účtu. Poskytuje nám veľmi praktický vizuálny obraz o zostatku, ktorý má účet kedykoľvek v roku. Zostatok je rozdiel medzi debetom a kreditom, pričom debetný zostatok je, ak je debet väčší ako kredit, a kreditný zostatok, keď je kredit väčší ako debet. Účtovná kniha by sa skladala zo všetkých T účtovných účtov (napríklad z tej, ktorú vidíme nižšie).
- Ďalšie pomocné knihy: Medzi ostatnými dobrovoľnými knihami nájdeme bankovú knihu (odrážajúcu pohyby banky), pokladničnú knihu (odrážajúcu pohyby hotovosť alebo hotovosť - platby a inkasá), kniha splatností (kde sú splatnosti faktúr na úhradu a inkaso zohľadnené a chronologicky zoradené) atď.