Rozsah projektu je súbor procesov potrebných na ukončenie projektu. V tomto zmysle procesy, ako je jeho návrh, vykonávanie a kontrola. Rozsah stanovujú zainteresované strany v projekte.
Keď organizácia uvažuje o projekte, musí urobiť niekoľko predbežných hodnotení. Ide o finančné hodnotenie projektu, právne, environmentálne, sociálne, ekonomické hodnotenia atď. Až nakoniec a po získaní priaznivých výsledkov v týchto opísaných hodnoteniach sa rozhodne začať s projektom.
Okrem evolúcie však začatie projektu znamená tiež definovať, aký bude akčný rádius projektu, ako aj všetko, čo je potrebné na jeho uskutočnenie. Z tohto dôvodu je dôležité poznať jeho rozsah a definovať ho vopred.
Rozsah cieľov
Projekt môže byť od metódy riešenia problému, zlepšenia situácie v organizácii až po investíciu do niečoho, čo v budúcnosti prinesie výhody. Je však dôležité vedieť, že projekt nevyrieši všetky aspekty organizácie, ale iba tie, ktorých sa týkajú ciele.
Napríklad, ak sa spoločnosť rozhodne postaviť nový sklad na skladovanie zásob, tento projekt vyrieši problémy s priestorom, skladovými kapacitami, výrobou (pretože mať viac skladového priestoru, môže ich vyrobiť o niečo viac) a rýchlejšou distribúciou.
Je to spôsobené väčším dostupným skladom, ktorý umožní častejšie odosielanie produktov. Tento projekt však nemusí mať vplyv na kvalitu vyrábaných výrobkov, pretože jeho ciele sa týkajú zásob, priestoru a skladovania. Ale nie v predchádzajúcom výrobnom reťazci.
Rozsah zainteresovaných strán
Rozsah projektu je proces, ktorý sa plánuje s ľuďmi, ktorí majú o projekt záujem, buď preto, že sa na ňom priamo podieľajú (inžinieri, účtovníci, supervízori a manažéri), alebo preto, že financujú tento projekt.
Definovanie rozsahu zainteresovaných strán je dôležité, pretože definuje, ako a kedy sa zúčastnia na projekte.
- Inžinieri vo fáze návrhu a dohľadu.
- Účtovníci počas vykonávania kontroly výdavkov;
- Supervízori vo fáze vykonávania úlohy
- A investori pred, počas a po, ale iba na účely zodpovednosti.
To umožňuje projektu, aby nadmerne nezasahoval s osobným ocenením, čo ponecháva každému účastníkovi účasť na ňom zodpovedajúcim spôsobom.
Rozsah činností
Činnosti projektu, od fázy návrhu, návrhu, realizácie až po záverečnú fázu, je potrebné definovať zo zoznamu a následného programovania, pričom sú nevyhnutní ich príslušní manažéri, finančné a prevádzkové zdroje. V tomto zmysle je možné použiť Ganttov diagram alebo softvérové nástroje na riadenie projektu na lepšie sledovanie každej fázy.
Rozsah činností umožňuje zasa vymedziť čas projektu, potrebných ľudí a finančné a nefinančné zdroje na jeho realizáciu.
Je možné upraviť rozsah projektu?
Samozrejme áno. A je veľmi pravdepodobné, že projekt si vyžaduje zmeny v jeho rozsahu, pretože je veľmi ťažké stanoviť úplne asertívny základ, pretože činnosti a zdroje sú plánované bez toho, aby boli známe prípadné udalosti, ktoré sa môžu vyskytnúť.
V tomto zmysle je dôležité, aby sa všetky zainteresované strany opäť podieľali na úpravách rozsahu projektu, aby tak dali svoj súhlas a boli informovaní o novom programovaní a úpravách.
Nie je však dobrým znamením vykonať príliš veľa úprav rozsahu projektu, pretože ukazuje, že existuje veľa aspektov, ktoré sa nedali predvídať. Preto je príčinou technickej nemožnosti plánovania.
V tomto zmysle sa odporúča, aby pri štúdiu rozsahu projektu, ak zainteresované strany nemajú dostatok skúseností na jeho definovanie, bol začlenený odborník v tejto oblasti alebo podobných projektoch, ktorý poskytne svoje ocenenie a odporúčania. Aj týmto spôsobom môžeme minimalizovať riziká spojené s nutnosťou neustáleho upravovania projektu. Pokiaľ by to tak bolo, vzniklo by to pri spotrebe ďalších zdrojov a zároveň by sa predĺžili časy na ich dokončenie a získanie výhod.
Zodpovednosti v rámci projektu
Zásadou kontroly riadenia je ustanoviť ľudí zodpovedných za každú strategickú líniu. Pri riadení projektu je teda dôležité vedieť, kto bude zodpovedný za jednotlivé fázy. Týmto spôsobom je možné požadovať správy, ktoré sledujú riadenie projektu. A navyše budeme vedieť, či sa vykonáva správne v rámci projektového cyklu.
Zodpovední sú tí, ktorí budú schopní varovať, ak je potrebné predĺženie času, zvýšenie zdrojov alebo ľudí.
Stručne povedané, rozsah projektu je predbežná štruktúra času, zdrojov, ľudí, cieľov a očakávaných výsledkov projektu, ktorá je vyvinutá so skupinou ľudí, ktorí sa na ňom zúčastňujú alebo z neho budú mať úžitok.
Aj keď rozsah projektu môže byť zmenený, je vhodné ho naplánovať flexibilne a s realistickým pohľadom na jeho realizáciu a výsledky. Cieľom nie je utrpieť sklamania, ktoré sa nepredpokladajú s dostatočnou technickou dôslednosťou.