Administratívny proces - čo to je, definícia a koncept

Administratívny proces je súbor etáp (plánovanie, organizácia, riadenie a kontrola), ktorých účelom je dosiahnuť ciele spoločnosti alebo organizácie čo najefektívnejším spôsobom.

Jednoduchšími slovami, administratívny proces pozostáva z niekoľkých etáp, ktoré nám pomôžu dosiahnuť navrhované ciele. Administratívny proces je nepretržitý. Nejde o to absolvovať každú z etáp a všetko sa tým končí. Keď sa jeden cyklus skončí, prejde na ďalší. Spravidla sa používa na všeobecný cieľ spoločnosti, konkrétne ciele alebo dokonca na menšie projekty.

Henri Fayol, bol tvorcom administratívneho procesu. Z neho vychádzajú 4 fázy, ktoré tvoria administratívny proces:

• Plánovať.
• Usporiadajte.
• Viesť.
• Ovládanie.

Pre Fayol boli tieto štyri etapy nevyhnutné pre dobré manažérske riadenie. Každý manažérsky tím ich musí ovládať a zohľadňovať pri akomkoľvek projekte. Fayol však vo svojich nápadoch nikdy nebol extrémny a v jeho práci sa dočítate, ako nechal priestor na flexibilitu a adaptáciu. Nasledovníci klasickej teórie správy teda dokončujú, zdokonaľujú a prispôsobujú administratívny proces rôznym typom spoločností, ktoré vznikli počas posledných desaťročí.

Pôvod administratívneho procesu

Za vznik administratívneho procesu vďačíme Henrymu Fayolovi. Okolo roku 1916, po 50 rokoch pôsobenia vo funkcii banskej spoločnosti, vydal Fayol knihu „Administration Industrielle et Générale“. V španielčine by to bolo niečo podobné ako «Priemyselná a všeobecná správa».

V tejto knihe rozvinul na základe svojich skúseností celú svoju teóriu. Fayol, vo svojej práci zdôraznil rôzne úrovne riadenia, administratívne funkcie a zoznam zásad správneho riadenia.

Za zmienku však stojí, že najuznávanejšie zo všetkých jeho prác sú jeho princípy. Konkrétne 14 zásad pre správnu správu.

Charakteristika administratívneho procesu

Administratívny proces má množstvo charakteristík a zvláštností v závislosti od spoločnosti, ktorá ho vyvíja, uvádzame najčastejšie:

• Skladá sa zo štyroch vzájomne prepojených etáp.
• Musí zachytávať všetky ciele, ktoré sa ňou majú dosiahnuť.
• O tom musia byť informovaní všetci pracovníci, ktorí sa stanú súčasťou procesu.
• Jeho cieľom je vytvoriť plán maximálnej optimalizácie každej z činností zahrnutých do administratívneho procesu.
• Môže ho používať každá spoločnosť bez ohľadu na jej vlastnosti.
• Vykonáva sa v vopred stanovenom časovom horizonte. Týmto spôsobom ponúka určitú flexibilitu, ktorá sa dá prispôsobiť okolnostiam.

Fázy administratívneho procesu

V definícii sme povedali, že administratívny proces pozostáva z niekoľkých fáz: plánovania, organizácie, riadenia a kontroly. V tejto časti ich rozvinieme a vysvetlíme. Samozrejme, v prvom rade je vhodné vedieť, ako sú tieto dve fázy oddelené:

• Mechanická fáza: Mechanická fáza sa skladá z plánovania a organizácie. Mohli by sme povedať, že je to statická súčasť procesu.
• Dynamická fáza: Dynamická fáza je tvorená smerom a riadením. V tomto zmysle sa slovo dynamický vzťahuje na pohyb.

To znamená, že akonáhle sme to naplánovali a zorganizovali, musíme vykonať a pustiť sa do práce.

V každom prípade je dôležitejšie ako rozlišovať medzi mechanickým a dynamickým poznať rôzne stupne, ktoré ho tvoria:

1. Plánovanie: Pokúste sa naplánovať úlohy, ktoré sa majú vykonať, a vyriešte príslušné otázky, ktoré sa vykonajú neskôr.
2. Organizácia: Cieľom je zistiť, kto bude mať na starosti každú úlohu, v akom poradí a akú štruktúru bude mať projekt pri jeho realizácii.
3. Smer: Vedenie nemá na starosti iba vysielanie, má tiež na starosti pomoc, podporu a zasahovanie v prípade akýchkoľvek konfliktov, ktoré vzniknú pri dosahovaní cieľov.
4. Ovládanie: Kontrola je založená na monitorovaní spoľahlivých metrík, ktoré vám umožňujú monitorovať, či sa dosiahnu najväčšie ciele.

Pozrite si podrobne fázy administratívneho procesu

Dôležitosť administratívneho procesu

Administratívny proces hrá zásadnú úlohu pri riadení spoločnosti. Predpokladá sa, že po určitom období bude nasledovať cestovná mapa, aby sa dosiahli ciele stanovené vedením.

Týmto spôsobom sledovanie všetkých etáp zavedených v rámci administratívneho procesu umožní organizácii zvýšiť stupeň efektívnosti pri dosahovaní navrhovaných cieľov. Tento proces bude znamenať zníženie počtu spotrebovaných zdrojov. Z tohto dôvodu sa tieto ušetrené zdroje môžu použiť na iné akcie, ktoré sú prospešné pre spoločnosť.

Medzi výhody, ktoré môžeme vyzdvihnúť v administratívnom procese, upozorňujeme na nasledujúce:

• Umožňuje spoločnosti mať kedykoľvek budúce plánovanie.
• Budú stanovené činnosti, ktoré sa majú vykonať v každom z možných scenárov.
• Jasne stanovuje ciele, ktoré má určitá spoločnosť z krátkodobého, strednodobého a / alebo dlhodobého hľadiska.
• Zdroje sú optimalizované na maximum
• Vyvarujte sa nadbytočných výdavkov, s ktorými sa predtým nepočítalo.
• Môže to viesť k zvýšeniu produktivity, pretože zlepšuje koordináciu medzi členmi tímu.

Na záver treba poznamenať, že dokonale navrhnutý administratívny proces zabráni tomu, aby sa objavili udalosti, ktoré narušia manažérske schémy. V dôsledku toho sa zníži počet improvizovaných opatrení, ktoré môžu viesť k rozhodnutiam, ktoré poškodzujú fungovanie spoločnosti.

Príklad administratívneho procesu

Predpokladajme napríklad, že sme horolezci. Naším cieľom je dostať sa na vrchol piatich najvyšších hôr sveta. Cieľ je jasný, ale potrebujeme postup, aby sme naše ciele dosiahli čo najbezpečnejšie. Teda bez ohrozenia nášho zdravia.

Preto budeme potrebovať postup na dosiahnutie nášho konečného cieľa: dosiahnuť päť vrcholov. Aj keď je každý vrchol iný, zasa budeme postupovať podľa série etáp, aby sme každý vrchol dosiahli (strednodobé ciele). Túto sériu etáp, ktoré sú bežné pri dosahovaní cieľov, nazývame administratívny proces.

V tomto zmysle musí každá spoločnosť alebo organizácia, ktorá plánuje dosiahnuť ciele, uplatniť administratívny proces. Bez administratívneho procesu je veľmi ťažké dosiahnuť navrhované ciele. Takmer nemožné. Viete si predstaviť vyliezť na Everest bez toho, aby ste mali niečo naplánované, bez toho, aby ste mali niečo vycvičené a všetko sa vám vymklo spod kontroly? To isté sa deje aj v podnikaní.