Memorandum je dokument, v ktorom sú priame alebo stručné informácie alebo informácie o určitej téme. To napríklad v rámci obchodnej organizácie.
Inými slovami, memorandum umožňuje členom oddelenia alebo celej organizácii byť informovaní o konkrétnej záležitosti, napríklad o udalosti, ktorá sa chystá v najbližších dňoch, alebo o rozhodnutí vedenia. Je to nástroj vnútornej organizačnej komunikácie.
Musíme si uvedomiť, že memorandum je formálny dokument, takže jazyk používaný pri jeho písaní musí byť tiež formálny.
Slovo memo pochádza z latinského slovesa memorandum, čo znamená pamätať si.
Ďalším znakom tohto typu dokumentu je, že je zvyčajne očíslovaný. Dostanete teda určitý kód.
Memorandum je navyše zvyčajne typom jednosmernej komunikácie. To znamená, že sa uvádza skutočnosť, ale neočakáva sa odpoveď, ako je to napríklad v prípade listu.
Za zmienku tiež stojí, že hovoríme o type dokumentu používaného v diplomatickej oblasti, kde sa oznamujú niektoré veľmi dôležité skutočnosti. Rovnako sa memorandum nazýva notebook, kde si človek zapisuje, čo by si mal v blízkej budúcnosti pamätať.
Prvky a časti poznámky
Memorandum má tieto prvky:
- Miesto a dátum vydania.
- Meno (a prípadne pracovná pozícia) príjemcu alebo oddelenia alebo oblasti, do ktorej je komunikácia smerovaná.
- Predmet alebo téma.
- Telo textu.
- Podrobnosti o odosielateľovi.
Je potrebné poznamenať, že do hlavičky sa odporúča umiestniť slovo memorandum, aby príjemca (príjemcovia) vedeli, aký typ dokumentu dostali.
Príklad poznámky
México, D. F. 14. decembra 2020
Memorandum č. 5961
Príjemca: Redaktori sekcie ekonomiky.
Vec: Výcvikový kurz.
Všetci redaktori sekcie Ekonomika sú týmto zvolaní na školenie o nových nástrojoch digitálneho marketingu a SEO, ktoré sa uskutoční 16. decembra v zasadacej miestnosti medzi 15:00 a 16:00 hod.
Účasť je povinná. Ak má redaktor naplánovaný pohovor alebo konferenciu, koordinujte s redaktorom sekcie naplánovanie ich školenia na neskôr.
S pozdravom
Eduardo Camacho.
Manažér ľudských zdrojov.