Procesné riadenie je prístup, ktorý považuje organizáciu za sieť súvisiacich a vzájomne prepojených procesov. Preto je to spôsob, ako riadiť organizáciu na základe uskutočňovaných procesov.
Proces je nepochybne sled činností, ktorých cieľom je pridať hodnotu vstupu, aby sa dosiahol výsledok alebo výstup. Celý výstup musí uspokojovať potrebu alebo požiadavku interného alebo externého zákazníka spoločnosti.
Samozrejme, každý proces, či už jednoduchý alebo komplikovaný, veľký alebo malý, musí mať vstup, transformáciu a výstup. Vstupom je akýkoľvek zdroj alebo vstup, ktorý sa musí transformovať. Transformácia je pracovný proces, ktorý dodáva vstupom hodnotu a prináša výsledok. Výstup predstavuje konečný výsledok, napríklad tovar alebo služba, ktorá dokáže uspokojiť potrebu.
Riadenie zamerané na proces je navyše v kontraste s tradičnou štruktúrou funkčne založených organizácií. Základnou myšlienkou je pridať hodnotu interným a externým zákazníkom. Z tohto dôvodu sa snaží neustále zlepšovanie všetkých procesov prostredníctvom ich identifikácie, popisu a dokumentácie.
Ako zistíte, či je činnosť proces?
V skutočnosti nie všetky činnosti vykonávané v spoločnosti možno považovať za proces. Ak chcete aktivitu považovať za proces, musíte:
1. Majte jasné poslanie a účel
Každá činnosť klasifikovaná ako proces musí zodpovedať poslaniu a účelom stanoveným organizáciou. Tieto činnosti musia reagovať na to, čo spoločnosť očakáva.
2. Činnosť musí byť presne definovaná
Všetci členovia organizácie musia presne vedieť, ako by sa mal každý proces uskutočňovať. Aj keď je prijatý nový zamestnanec, môžete mať prístup k zdokumentovaným zdrojom, ktoré naznačujú, ako sa jednotlivé činnosti vykonávajú.
3. Musí obsahovať vstupy a výstupy
Každý proces musí samozrejme obsahovať vstupy alebo suroviny, ktoré sa musia transformovať na konečný výsledok. Tento výsledok je známy ako výstup procesu, ktorý dodáva hodnotu pre interných a externých zákazníkov.
4. Je možné identifikovať dodávateľov, zákazníkov a konečný produkt
Prirodzene, dodávateľmi budú všetci, ktorí dodávajú vstupy alebo suroviny na uskutočnenie procesu. Klient bude príjemcom generovaného tovaru alebo služby. Zatiaľ čo konečný produkt je výstupom hodnoty, ktorú proces generuje.
5. Aktivitu možno rozdeliť na úlohy alebo čiastkové procesy
Každý proces môže mať jednu alebo viac úloh, ktoré bude vykonávať jeden alebo skupina ľudí zodpovedných za jeho vykonanie.
6. Možno dokumentovať
Všetky tieto činnosti je možné dokumentovať pomocou metodiky riadenia procesov, ktorá definuje časy, zdroje a náklady. Celý tento zdokumentovaný záznam zaručuje zhodu s normami kvality.
7. Má pridelené zodpovednosti
Proces sa určite dá rozdeliť na úlohy, ktoré sa musia vykonať na oddelení alebo na niekoľkých oddeleniach spoločnosti. Každá aktivita by mala pridávať hodnotu interným zákazníkom, ak hovoríme o čiastkovom procese, alebo externým, ak ide o konečnú fázu ukončenia procesu. Na každom kroku musí byť osoba zodpovedná za každý z východov.
Prečo je dôležité byť založený na procesoch?
Je logické predpokladať, že riadenie procesov definuje procesy, ktoré sa musia vykonávať predtým štruktúrovaným spôsobom, a neustále ich prehodnocovať, aby sa našli príležitosti na zlepšenie. Toto, pretože ak sa procesy v organizácii neustále zdokonaľujú, pomáha to zlepšovať celkovú funkciu organizácie.
Zameranie na procesy skutočne umožňuje komplexný pohľad na fungovanie spoločnosti všeobecne a globálne. Uznáva tiež, že spoločnosť musí mať horizontálnu štruktúru, aby mohla na cyklus procesu reagovať úplne.
Všetky procesy sa navyše snažia o spokojnosť zákazníka. Ak hovoríme o mikroprocese, zahŕňa to iba interné procesy, ktoré uspokojujú potreby interných zákazníkov. Makro proces teraz zahrnuje interné aj externé procesy na uspokojenie interných a externých zákazníkov organizácie.
Podobne so zameraním na procesy bude spoločnosť schopná dosiahnuť konkurenčnú výhodu, pretože tento typ správy uprednostňuje spokojnosť zákazníka. To znamená, že spoločnosti sú nútené maximalizovať svoju efektívnosť. Preto je nevyhnutné, aby organizácie hľadali neustále zlepšovanie svojich procesov a naopak spoločnosti vo všeobecnosti a ponúkali lepšie riešenia problémov zákazníkov.
Výhody procesného riadenia
Procesné riadenie má nasledujúce výhody:
1. Znížte zbytočné interné náklady
Spoločnosť môže na začiatku znížiť zbytočné náklady v rámci svojich procesov, pretože môže eliminovať úlohy alebo kroky, ktoré nepridávajú hodnotu. Ak sa teda vylúčia zbytočné kroky, eliminujú sa aj náklady.
Elimináciou aktivít, ktoré nepridávajú hodnotu, sa proces stáva presnejším a spoločnosť sa môže viac sústrediť na plnenie požiadaviek, potrieb a očakávaní zákazníkov. Všetko dohromady šetrí zdroje ako čas, peniaze a ľudské úsilie.
2. Skráťte dodacie lehoty
Potom je možné skrátiť dodacie lehoty alebo dodacie lehoty identifikáciou výpadkov výrobného cyklu. Z tohto dôvodu sú procesy eliminované a zefektívnené.
3. Zlepšuje kvalitu a služby vnímané zákazníkom
Na druhej strane zlepšovaním kvality a ponúkaných služieb klient lepšie uspokojuje svoje potreby. Milovať zákazníkov, aby si udržiavali vzťah so spoločnosťou.
4. Začleňte ďalšie servisné činnosti
Tento prístup rovnako veľmi ľahko umožňuje pridať ďalšie výhody služieb zákazníkom. Tieto agregáty služieb majú nízke náklady a klient ich ľahko vníma.
Charakteristika organizácií, ktoré používajú riadenie procesov
1. Proces prevažuje nad štruktúrou
V prvom rade spoločnosti, ktoré uplatňujú procesné riadenie, sa domnievajú, že štruktúra spoločnosti nie je nič iné ako infraštruktúra na vykonávanie procesov. Preto dávajú relevantnosť procesom a stratégie sú navrhnuté na základe procesov.
2. Jeho organizácia je priečna
Po druhé, riadenie procesov umožňuje organizáciám konfigurovať sa ako súbor alebo systém procesov a čiastkových procesov, ktoré umožňujú dosahovanie cieľov. Hlavným cieľom všetkých procesov je vytvárať hodnotu pre zákazníka.
3. Použitie informácií
Po tretie, organizácie kladú veľký dôraz na informácie o rôznych procesoch a činnostiach, ktoré sa musia vykonať. Neustály tok informácií je nevyhnutný pre úspešné fungovanie vo všetkých procesoch a vo všeobecnom fungovaní spoločnosti.
4. Sú to generátory hodnoty
Nakoniec, organizácie, ktoré používajú správu podľa procesov, sú generátormi hodnôt. Z rovnakého dôvodu, že je založený na procesoch, je každý výstup pridanou hodnotou prostredníctvom produktov a služieb, ktoré ponúkajú. A to je základným účelom každého procesu.
Kroky riadenia procesu
Najdôležitejšie kroky pri implementácii riadenia procesov sú:
1. Informácie, školenie a účasť
Procesné riadenie je nový spôsob riadenia. Preto je nevyhnutné, aby boli všetci informovaní a vyškolení pred implementáciou procesov. Okrem toho musí byť každý informovaný o cieľoch, ktoré tento proces sleduje, aké sú jeho fázy a aká spolupráca je nevyhnutná.
2. Identifikácia procesov
Samozrejme, procesy musia byť jasne identifikované. Preto je potrebné vytvoriť zoznam všetkých procesov, ktoré sa vykonávajú. Každý proces musí mať:
- Meno.
- Činnosti a kroky, ktoré musíte urobiť.
- Mapa procesu.
3. Výber príslušných procesov
Je potrebné poznamenať, že príslušné procesy sú procesy, ktoré majú najväčšiu pridanú hodnotu a sú veľmi dôležité pre efektívny výkon spoločnosti. Z tohto dôvodu majú podstatný vplyv na strategické ciele spoločnosti.
4. Stanovte zodpovednú osobu
Po identifikácii príslušných procesov sa im pridelí manažér. Zodpovedná osoba musí mať zodpovednosť a samostatnosť potrebnú na splnenie strategických cieľov.
5. Procesná analýza a detekcia problémov
Každý proces sa analyzuje bez ohľadu na to, či zodpovedá navrhovaným cieľom. Ak ich niekto z nich nestretne a predstaví problém, musí byť zodpovedajúcim spôsobom prepracovaný.
6. Oprava problémov
Po identifikácii problémov, ktoré majú najväčší vplyv na ciele a klientov, sa pre nich hľadá riešenie. Toto definuje činnosti, ktoré je potrebné dodržiavať, aby to neovplyvnilo výkonnosť procesu a organizácie ako celku.
7. Používanie ukazovateľov
Nakoniec budú procesy pravidelne hodnotené. Závisí to od tohto hodnotenia, ak budú v súlade s navrhovanými ukazovateľmi. Ukazovatele sú veľmi dôležité pre analýzu skutočnej výkonnosti procesov a pre určenie slabých miest. To všetko s cieľom uplatniť nápravné opatrenia.
Na záver možno povedať, že procesné riadenie zvyšuje efektivitu organizácií. To preto, lebo jeho úspech bude závisieť od adekvátneho vykonania jeho procesov, ktoré musia byť jasne zdokumentované. Musí sa však predovšetkým zameriavať na vytváranie hodnoty pre zákazníka.