Rozpočet založený na nule je dokument, ktorý odráža to, koľko a kde sú alokované zdroje spoločnosti, s cieľom dosiahnuť väčšiu ziskovosť a efektívnosť prerozdelením nákladových položiek.
Inými slovami, rozpočet založený na nule ide nad rámec bežného rozpočtu alebo štandardnej správy.
Jedná sa o finančnú a účtovnú techniku, ktorá nám umožňuje identifikovať neefektívne a dokonca zbytočné výdavky. Vychádzajúc z tejto základne je cieľom propagovať výdavkové položky, ktoré majú pre spoločnosť väčší pozitívny vplyv. Ako? Zníženie alebo zmiznutie tých, ktoré za to nestoja.
Bežným príkladom je situácia, keď sa podobné výdavky zdvojnásobia. Môže sa stať, že spoločnosť zazmluvnila dve súčasné internetové linky od rôznych poskytovateľov. V tomto scenári by sme mali zvážiť vylúčenie jedného z dvoch poskytovateľov a ponechanie toho, ktorý nám poskytuje rovnaké služby za najnižšiu cenu.
Fázy nulového rozpočtovania
Počas prípravy rozpočtu založeného na nulovej hodnote je potrebné dodržať sériu krokov, aby bol výsledok taký, aký skutočne očakávame. Očakáva sa, že tento rozpočet všeobecne transformuje spoločnosť. Toto, pretože prerozdelenie výdavkov by ovplyvnilo všetky úrovne a oddelenia.
Proces tvorby nulového rozpočtu by sa potom vykonal takto:
Týmto spôsobom je možné na základe týchto piatich etáp vykonať zmenu na všetkých úrovniach organizácie prakticky komplexne.
- Stanovenie primárneho cieľa: Pred začatím práce je potrebné mať jasno v tom, že nulový rozpočet predpokladá, čo chceme v našej spoločnosti dosiahnuť alebo vylepšiť. Príkladom je, keď je cieľom znížiť výdavky na kompenzáciu určitej nízkej fázy príjmu spoločnosti. To sa stane, ak spoločnosť vlastní firmu, ktorá v určitých ročných obdobiach funguje lepšie. Dobrým príkladom toho sú zábavné parky v lete aj v zime.
- Definícia úrovní rozhodovania: Táto fáza je zodpovedná za definovanie úrovní kontroly, ktoré sa ustanovujú medzi rôznymi príkazovými riadkami spoločnosti. Z tohto dôvodu je optimálne mať niekoľko liniek, ale s veľkou plynulosťou komunikácie a prítomnosťou, v ktorej sa môžu cítiť takmer všetky úrovne. Príkladom je prípad veľkej spoločnosti, ktorá je rozdelená do mnohých oddelení. Aby medzi nimi bola dobrá komunikácia a aby sa pohybovalo rovnakým smerom, musia byť dobre definované príkazy útvarov spolu so všeobecnými príkazmi spoločnosti. Takto je možné identifikovať a analyzovať napríklad problémy, ktoré môžu existovať v rôznych oddeleniach.
- Rozvoj rozhodovacích stratégií: Na základe jedného alebo viacerých definovaných cieľov a úrovní efektívneho rozhodovania pristúpime k implementácii stratégie, ktorá nám umožní splniť ciele na všetkých úrovniach. Príkladom sú minimálne ciele stanovené v pracovných zmluvách, ktoré sú odmeňované variabilným spôsobom podľa predaných výrobkov alebo služieb.
- Realizácia stratégií: Tu sa začína stratégia vyvinutá na všetkých úrovniach organizácie s cieľom dosiahnuť stanovené ciele. V tejto fáze sú ciele a nová realita spoločnosti podrobené testu a sú vykonané určité zmeny s cieľom vylepšiť proces. Niektoré prípady, ktoré môžu slúžiť ako príklad, sú prípady, keď sa stredný manažment domnieva, že ciele sú nad alebo pod schopnosťami jeho zodpovedného personálu. V dôsledku toho sa minimálne zaťaženie, ktoré sa má dosiahnuť, zníži alebo zvýši.
- Kontrola procesu: V tejto konečnej fáze procesu sa kontroluje, či sa plnia ciele, termíny a spôsob, akým bola stratégia vypracovaná. Týmto chcú identifikovať napríklad zlozvyky, ktoré sa môžu vyskytnúť. Docela častým prípadom je akumulácia určitých všeobecných výdavkov bez uvedenia ich konkrétnej užitočnosti alebo miesta určenia. Byť schopný byť týmto spôsobom liečený od nákupu kávy pre zamestnancov až po fólie pre kanceláriu. Definovanie týchto výdavkov nám umožňuje analyzovať potreby spoločnosti a možnosti zlepšenia procesu.
Aj keď má teda proces päť etáp a každá z nich si vyžaduje predchádzajúcu, ktorá mu predchádza, v závislosti od obchodného modelu a jeho potreby, je možné ho prispôsobiť ešte viac etapami.
Výhody a nevýhody rozpočtovania založeného na nule
Vzhľadom na to, že rozpočet založený na nulovej hodnote si vyžaduje veľa práce a ovplyvňuje spôsob, akým sa deje v spoločnosti, odhalí silné a slabé stránky, ktoré môže jeho implementácia a implementácia spôsobiť:
Ak vezmeme do úvahy, že výhody prevažujú nad nevýhodami iba pri správnom postupe, je ziskové na všetkých úrovniach prijať rozpočet založený na nule.
Inými slovami, úspešným zavŕšením každej z fáz procesu prechádza spoločnosť od situácie určitej neefektívnosti a neistoty k určovaniu určitých cieľov, obmedzenému rozpočtu a prerozdeleniu zdrojov. Vďaka tomu bude spoločnosť ekonomicky udržateľnejšia.
Príklady rozpočtovania založené na nule
Ďalej budú vysvetlené situácie, v ktorých realizácia nulového rozpočtu viedla k zisteniu určitých nerovnováh alebo problémov v spoločnosti:
- Zdvojenie výdavkov: Identifikujte duplicitné výdavky, to znamená, že poskytujú rovnaké služby a jedna spoločnosť, ktorá ich poskytuje, je pre nás užitočná. Príkladom je telefonovanie, predplatné podobného softvéru, nákup produktov rovnakého druhu atď.
- Identifikácia nadbytočných alebo zbytočných výdavkov: Počas procesu nulového rozpočtu môžeme nájsť položky výdavkov, ktoré nedávajú zmysel. Príkladom sú výdavky na príspevky pre zamestnancov bez toho, aby cestovali kamkoľvek.
- Prognóza výdavkov: Snažíme sa míňať podľa potrieb spoločnosti, bez excesov. Stáva sa to napríklad v sezónnych podnikoch, ktoré musia prispôsobiť alokáciu zdrojov podľa letného obdobia. Príkladom je, že v prípade reštaurácie sa bude zmrzlina nakupovať vo väčšej miere v lete ako v zime.
- Rozdelenie výdavkov podľa pomerov: Aj keď všetky oddelenia môžu mať svoje vlastné konkrétne pridelenie, oddelenie, ktoré má najvyššiu návratnosť investícií do nej investovaných, bude najvýhodnejšie zvýšiť investície do nej. Jedným z oddelení, ktoré sa do veľkej miery spolieha na tento typ vízie, je marketingové oddelenie.
Toto sú niektoré zo situácií, ktoré možno nájsť v spoločnostiach. V závislosti na sektore, veľkosti a obchodnom modeli organizácie bude počas prípravy rozpočtu nulového stavu obvykle nájdený jeden alebo ďalšie body zlepšenia alebo nápravy.
Náklady z omeškania
