Nákupná objednávka, ktorá sa tiež nazýva objednávka, je dokument, prostredníctvom ktorého kupujúci požaduje od predávajúceho tovar.
Týmto spôsobom dokumentujeme potreby našich produktov. Obvykle je tento dokument poslať dodávateľovi, aby mohol dodať uvedenú objednávku. Byť schopný to robiť fyzicky alebo virtuálne (e-mail alebo web). Cieľom je dokázať dodatočné porovnanie dodacieho listu s touto objednávkou a zaznamenanie možných udalostí, ako aj písomné podmienky uvedenej objednávky.
Proces v objednávke
Najprv musíte zistiť, aké potreby máme. Po výbere príslušného dodávateľa sa vystaví objednávka. Predávajúci dostane originál a kupujúci si ponechá jeho kópiu. Predávajúci vykoná objednávku a pripojí dodací list, ktorý je proti nemu skontrolovaný. Ak niečo nie je dodané, zostáva to nevybavené.
Tento dokument je užitočný pre obe strany. Kupujúci môže kontrolovať druh alebo výšku výdavkov a robiť prognózy platieb. Predajca môže usporiadať svoje rôzne objednávky a pripraviť prognózu poplatkov. V obidvoch prípadoch sú užitočné programy na správu a dokonca aj tabuľka. Na druhej strane, na právne účely, po prijatí zaväzuje obe strany k dohodnutej výmene.
Obsah dokumentu
Spravidla sú to rovnaké údaje požadované na dodacom liste, ibaže na hlavičkovom papieri sa objaví výraz „objednávka objednávky“ alebo podobný. Podrobne ich uvádzame nižšie:
- Podrobnosti o kupujúcom a predávajúcom. Daňové identifikačné číslo každej krajiny je veľmi dôležité. Tiež daňová adresa.
- Dátum a miesto vystavenia objednávky. Prvý je nevyhnutný, najmä na kontrolu času, ktorý náš dodávateľ potrebuje na dodanie. Týmto spôsobom sa môžeme vyhnúť prerušeniu skladu.
- Názov a referencia produktu. Zahrnuté je tiež objednané množstvo, cena a možné zľavy, akcie alebo bonusy.
- Zvolený spôsob platby, ako aj podmienky a sumy, ktoré sa majú zaplatiť, ak sú uplatniteľné. Tento bod je dôležitý pre správne spravovanie pokladnice.
- Celkové náklady, prípadné náklady na prepravu, poistenie alebo podobné výdavky a ako nevyhnutnú súčasť autorizovaný podpis.
- Dátum a spôsob dodania. V tomto okamihu bude po doručení zákazníkovi na podpis zaslaný dodací list, ktorý je zvyčajne priložený k objednávke. Je tiež potrebné poznamenať možné udalosti alebo to, čo nebolo poskytnuté.
Pravda je, že tieto prísne požiadavky sú niekedy uvoľnené, v závislosti od obchodného a dôveryhodného vzťahu. V mnohých prípadoch sa objednávky uskutočňujú ústne alebo telefonicky. Dá sa to dokonca vyžiadať e-mailom, ale bez objednávkového dokladu. Aj napriek tomu je vhodné mať tieto objednávky vždy pod kontrolou.
Príklad dokladu o objednávke
Pozrime sa na príklad toho, čo by mohol byť dokument objednávky. V ňom vidíme všetky potrebné údaje a možné zľavy a výdavky spojené s dodávkou uvedeného tovaru. Tiež priestor vyhradený pre udalosti a na podpis osoby, ktorá tovar prijíma.
Poznámka: Vyššie uvedené údaje sú vykonštruované údaje.