Organizácia projektu je činnosť, ktorá umožňuje zoskupiť ľudské zdroje spoločnosti do najvhodnejších úloh. To všetko za účelom dosiahnutia spoločného cieľa.
Organizácia projektu preto spočíva v organizovaní ľudí, priraďovaní k určitým projektom podľa ich kvalít.
Túto úlohu zvyčajne vykonáva projektový manažér. Rovnakým spôsobom musíte efektívne a efektívne riadiť potrebné zdroje. Týmto spôsobom sú riadenie a organizácia úzko prepojené.
Dôležitosť organizácie projektu
Aby bol projekt efektívny, musí byť správne organizovaný. Toto sa javí ako jednoduché a predstavuje častý problém spoločností. Ak nevieme presne, čo chceme a ako použijeme zdroje na ich získanie, organizácia bude zlyhaním. Z toho vyplýva dôležitosť dobrej organizácie.
Z vyššie uvedených dôvodov musí školenie projektových manažérov zahŕňať tento aspekt. Je nevyhnutné naučiť sa ich organizovať, aby ste ich mohli neskôr usmerniť. Jedným zo spôsobov, ako správne rozdeliť rôzne zdroje v každej úlohe, je dobrý organizačný plán. V nasledujúcej časti uvidíme, z čoho pozostáva.
Plán organizovania projektu
Plán riadenia sa zameriava na všetky činnosti vykonávané spoločnosťou, organizačný plán to však robí predovšetkým na ľudský faktor. Pretože hlavné je umiestniť každého človeka do tej najvhodnejšej úlohy. Preto je vhodné postupovať podľa nasledujúcich krokov:
- V prvom rade si musíme ujasniť, koho máme: Musíte urobiť súpis ľudských zdrojov s ich silnými a slabými stránkami. Pretože potrebujeme vedieť, v čom je každý dobrý, aby sme ich mohli zaradiť do najvhodnejšej polohy.
- Na druhej strane musíte urobiť to isté s úlohami: Projekt musí byť rozdelený na najmenšie časti. To si vyžaduje súhlas zvyšku zúčastneného personálu. Keď ich máme, môžeme vytvoriť tabuľku podvojného záznamu s oboma premennými.
- Po tretie, každej osobe musí byť pridelená úloha: Preto musíme vedieť, kto je pre každú činnosť najvhodnejší. Tu musíte brať do úvahy vaše akademické vzdelanie, vaše odborné skúsenosti a samozrejme vašu osobnú motiváciu v práci. V tomto okamihu je možné použiť techniku zadávania úloh, napríklad maďarskú metódu.
- Na záver je potrebné stanoviť termíny dokončenia, zohľadniť možné oneskorenia a vhodnú formu kontroly.Po vykonaní každej úlohy teda možno zistiť, či došlo k odchýlkam od plánovaného. Ako uvidíme ďalej, v tomto kroku je nevyhnutná organizačná schéma.
Organizačná schéma v organizácii projektu
Čo je to organizačná schéma? Organizačná schéma je graf, ktorý vám umožňuje sledovať štruktúru spoločnosti a vedieť, kto je kto. Projektový manažér musí hlboko rozumieť existujúcim zamestnancom, ktorých cieľom je byť schopný správne a správne organizovať úlohy a osoby zodpovedné za ich vykonávanie.
V tomto zmysle máme vertikálne, hierarchické alebo lineárne organizačné schémy, keď je autorita jasná a rozhodovanie je centralizované. Na druhej strane máme horizontálne alebo kruhové, vo firmách s rozmazanejšou autoritou. Máme aj ďalšie typy, napríklad analytické, ktoré nám umožňujú poznať procesy, alebo maticu, ktorá je užitočná na štruktúrovanie organizácie podľa procesov alebo projektov.
Príklad organizácie projektu
Predstavme si, že chceme uskutočniť projekt. Projekt je založený na založení a rozbehu spoločnosti. Napríklad konzultačná firma v oblasti počítačového inžinierstva.
V prvom rade sa riaditeľ stretáva s podporujúcimi partnermi projektu.
- Na jednej strane spoločne pripravujú ciele, ktoré sa majú dosiahnuť, a potrebné úlohy. Toto všetko by malo byť písomné a čo najpodrobnejšie. Zaujímavou technikou je takzvaný „brainstorming“, ktorý spočíva v vyslovení všetkých myšlienok, ktoré ma napadnú, a následnom filtrovaní.
- Potom musíte vedieť, koho máme, okrem promotérskeho tímu. Po prvé, úlohy, ktoré budú vykonávať, a po druhé, zamestnanci, ktorých prijmeme. Musíte tiež poznať typ zmlúv, ktoré navrhneme, a odmenu, ktorá sa má dostať.
- V ďalšom kroku je čas na rozdelenie úloh a môže pomôcť spomínaná maďarská metóda. Počítačové služby vyžadujú postup od návrhu po programovanie až po konečný výsledok. Užitočným nástrojom sú preto diagramy PERT, ktoré umožňujú nájsť kritické cesty každého procesu.
- Nakoniec musíte vypracovať plán organizácie projektu. Pozostáva z písomného uvedenia všetkých vyššie uvedených skutočností. Okrem toho prostredníctvom spätnej väzby ustanovíme spôsob kontroly a spôsob opravy odchýlok. To všetko bez toho, aby sa zabúdalo na primeraný pohotovostný plán pre nepredvídané udalosti.