Plánovanie je prvým krokom v administratívnom procese. Plánovanie spočíva v definovaní stratégií, ktoré pomáhajú dosiahnuť predtým stanovené ciele.
Plánovanie je v zásade nástrojom používaným v manažmente na stanovenie cieľov a výber prostriedkov na ich dosiahnutie. To umožňuje sledovať konkrétny a definovaný postup. Pomocou plánovania môžete určiť, čo sa bude robiť, ako sa to bude robiť, kde a kedy sa to bude robiť a koľko nás to bude stáť.
Podobne nám tento plánovací nástroj umožňuje v súčasnej chvíli rozhodnúť, čo urobíme v budúcnosti. Najskôr sa definuje problém, potom sa analyzuje minulosť a vypracuje sa plán, ktorým sa musíme riadiť.
Kroky plánovania
Každá spoločnosť alebo organizácia skutočne existuje na dosiahnutie konkrétneho cieľa. Misia preto musí zdôvodňovať dôvod, prečo je v súčasnosti spoločnosť. Zatiaľ čo vízia naznačuje, v čo spoločnosť dúfa, že bude v budúcnosti.
Preto jasná definícia poslania, vízie a hodnôt spoločnosti určuje typ klientov, ktorým slúži, produkty, ktoré ponúka, a potreby, ktoré uspokojuje. Plánovanie musí byť v súlade s týmito základnými aspektmi organizácie.
Hlavné kroky, ktoré je potrebné dodržať v procese plánovania, sú:
1. Posúďte súčasnú situáciu
Po prvé, hodnotenie situácie by malo obsahovať analýzu faktorov najdôležitejších pre spoločnosť. Týmito faktormi môžu byť ekonomické ukazovatele, trendy na trhu, konkurencia a zdroje, ktoré spoločnosť má.
To znamená, že plánovanie vychádza z prostredia organizácie. Týmto sa stanoví účel spoločnosti a definujú sa krátkodobé, strednodobé a dlhodobé ciele, ktoré sa majú dosiahnuť. Snaží sa využívať príležitosti a predchádzať hrozbám z okolia.
2. Definícia cieľov a zámerov
Po druhé, ciele a zámery definujú najdôležitejšie veci, ktoré dúfa organizácia v krátkodobom, strednodobom a dlhodobom horizonte. Ciele musia byť jasne definované, musia byť preto realistické, merateľné a relevantné pre organizáciu.
Ciele sú samozrejme spoločnými bodmi, pre ktoré musia pracovať všetci zamestnanci spoločnosti. Stať sa kľúčovými bodmi, ktoré usmerňujú akcie a činnosti ľudí.
3. Pripravte akčný plán
Po tretie, ak sa majú ciele dosiahnuť, je potrebné definovať akčný plán. Akčný plán uvádza konkrétne činnosti, ktoré je potrebné vykonať, aby sa dosiahli stanovené ciele. Tieto konkrétne kroky môžu byť aj stratégie alebo taktiky, ktoré je potrebné vykonať, aby sa splnili ciele plánu.
4. Prideľovanie zdrojov
Po štvrté, zdroje potrebné na uskutočnenie plánu môžu byť ľudské, finančné, fyzické a materiálne. Tieto zdroje musia byť pridelené v súlade s činnosťami alebo činnosťami obsiahnutými v plánovaní.
Tieto zdroje bude určite potrebné efektívne naplánovať v procese plánovania. Rovnako je potrebné zachovať kontrolný proces počas celého vykonávania plánu.
5. Vykonajte plán
Po piate, vykonanie zahŕňa uvedenie akčného plánu do praxe. Na to je potrebné delegovať autoritu, rovnakým spôsobom prideľovať úlohy a zodpovednosti za dosiahnutie cieľov plánu. Počas celého vykonávania plánu je možné podľa potreby poskytovať spätnú väzbu.
6. Ovládanie
Nakoniec je v procese plánovania nevyhnutná kontrola, aby bolo možné dosiahnuť ciele. Z tohto dôvodu je potrebné sledovať, ako sa činnosti vykonávajú a ako sa dosahujú ciele.
Princípy plánovania
Najdôležitejšie zásady plánovania sú:
1. Presnosť
Pri uskutočňovaní procesu plánovania by mal byť predovšetkým urobený čo najjasnejší a najpresnejší. Pretože plán musí viesť konkrétne kroky, ktoré sa majú vykonať. Preto musí byť čo najviac konkrétny, aby nebol rozptýlený alebo príliš všeobecný. Týmto spôsobom bude možné dosiahnuť, aby sa ciele plnili efektívne a účelne.
Rovnako sa presnosť vyhýba improvizácii alebo neurčitosti pri vykonávaní. Aby plán fungoval, musí byť založený na reálnych údajoch a na presnom a presnom zdôvodnení.
2. Flexibilita
Organizácie sa samozrejme neustále menia, takže plánovanie musí byť flexibilné, aby sa dalo ľahko prispôsobiť zmenám. Musí byť preto schopný prispôsobiť sa zmenám, ktoré môžu nastať po vypracovaní plánu.
Každý plán musí mať skutočne rezervu v nepredvídateľných situáciách. Nájdenie nových pokynov pre činnosť, ktoré umožňujú prispôsobiť sa novým situáciám.
3. Jednota
Je dôležité poznamenať, že hoci je každému oddeleniu organizácie priradený konkrétny cieľ alebo cieľ, celý plán je zameraný na dosiahnutie spoločného cieľa. To znamená, že aj keď pre každú jednotku existujú konkrétne plány, všetky musia byť zosúladené so všeobecným plánom.
Všetci musia byť určite dokonale integrovaní, aby sa dosiahla adekvátna koordinácia funkcií, zdrojov a činností. Iba týmto spôsobom je možné dosiahnuť ciele.
4. Realizovateľnosť
Na druhej strane by plán nemal byť taký ambiciózny, že je nemožné ho dosiahnuť. Ale nie tak optimistický, že sa zdá, že je veľmi ľahké ho dosiahnuť. Odporúča sa, aby sa plán mohol uskutočniť s prispôsobením sa podmienkam a potrebám organizácie.
Plánovanie musí byť samozrejme realistické, preto musí byť pripravené v súlade s realitou, skúsenosťami a prostriedkami, ktoré spoločnosť má.
Funkcie plánovania
Hlavné charakteristiky plánovania sú:
- Je to nástroj používaný na prijímanie dôležitých rozhodnutí v organizácii.
- Proces plánovania sa snaží optimalizovať dosahovanie cieľov.
- Snaží sa prispôsobiť ciele podľa potrieb spoločnosti a zdrojov, ktoré má k dispozícii.
- Definuje konkrétne kroky, ktoré sa v súčasnosti realizujú na dosiahnutie budúcich cieľov.
- Plánovanie je racionálny a premyslený proces.
Typy plánovania
Medzi typmi plánovacích procesov nájdeme:
1. Strategické
V každom prípade je strategické plánovanie to, čo definuje akčné smernice všeobecného plánu organizácie. Vykonávajú ju vyšší riadiaci pracovníci spoločnosti. Zahŕňa celú spoločnosť. Spravidla sú stanovené a definované strednodobé a dlhodobé ciele.
2. Taktické
Na druhej strane, taktické plánovanie zahŕňa konkrétne plány pre každú jednotku alebo oddelenie a sú podriadené strategickému plánu. Sú to veľmi podrobné plány, pretože usmerňujú postup jednotlivých oddelení. Preto sa mu hovorí aj funkčné plánovanie.
Spravidla obsahuje podrobný plán pre každú oblasť riadenia spoločnosti a je vždy podriadený všeobecnému plánu spoločnosti. Súvisia tiež s krátkodobými rozhodnutiami.
3. Prevádzkové
Spravidla ide o krátkodobé plány, ktoré úzko súvisia s taktickým plánovaním. Sú to činnosti a činnosti, ktoré sa musia vykonávať na najnižších úrovniach obchodnej organizácie.
Týmto spôsobom prevádzkové plánovanie určuje, ako sú alokované zdroje na implementáciu plánu. Jedná sa o krátkodobé plánovanie pre každú operačnú oblasť. Stanovuje kroky, ktoré treba dodržiavať, a časy, v ktorých musia byť dodržané.
Na záver možno povedať, že plánovací proces je pre spoločnosť nevyhnutný na dosiahnutie vysokej úrovne výkonnosti. Prostredníctvom plánovania sú definované ciele a ciele, ktoré sa majú dosiahnuť. Okrem toho je možné zvoliť najvhodnejšie prostriedky na dosiahnutie tohto cieľa. Bez plánu nie je možné primerane riadiť ľudské, finančné a materiálne zdroje, ktoré spoločnosť vlastní.
