Fázy administratívneho procesu sú plánovanie, organizácia, riadenie a kontrola.
V tomto príspevku budeme rozvíjať a vysvetľovať fázy administratívneho procesu. Ako naznačuje koncepcia administratívneho procesu, musíme rozlišovať medzi fázami a etapami. Mechanická fáza (plánovanie a organizácia) a dynamická fáza (smer a riadenie).
Je veľmi dôležité porozumieť každej etape postupne. Všetky fázy sú dôležité a navzájom súvisia.
Náčrt etáp administratívneho procesu
Pre ešte lepšie pochopenie sme pripravili tento náčrt administratívneho procesu:
1. Plánovanie
Plánovanie sa skladá z tej časti, ktorá je zodpovedná za dohľad nad tým, ako sa niečo bude robiť. To znamená odpovedať na otázky ako:
- Čo chceme dosiahnuť?
- Čo musíme urobiť, aby sme dosiahli náš cieľ?
- Kto bude mať na starosti každú časť procesu na dosiahnutie cieľa?
- Kedy a za akých podmienok sa každá akcia uskutoční?
- Aké zdroje potrebujeme?
- Kde môžeme získať zdroje?
- Aká je cena týchto zdrojov?
- Aké druhy neúspechov môžeme mať a ako ich vyriešime, ak nastanú?
- Čo urobíme, keď budeme čeliť neúspechu, ktorý sme nepredpokladali?
Stručne povedané, je to o všetkom, o čom sa musíme rozhodnúť skôr, ako začneme. Bez plánovania budeme bežať bezcieľne. A ako to vieme, vôbec nezáleží na tom, aby sme bežali veľmi rýchlo, ak nemáme plán.
2. Organizácia
Len čo sme vykonali plánovanie, je čas sa zorganizovať. Jednoducho povedané, je to rozdelenie úloh. Nejako má zmysel všetky otázky, na ktoré sme sa vo fáze plánovania pokúsili odpovedať. V tejto fáze administratívneho procesu je potrebné vyriešiť niekoľko otázok:
- V akom poradí sa postaráme o úlohy?
- Kto bude mať na starosti každú úlohu?
- Budeme tieto úlohy plniť spoločne alebo bude každá mať na starosti jednu vec?
- Budeme ich pri rozhodovaní robiť demokraticky?
- Bude hierarchia horizontálna alebo vertikálna?
Aj keď sa tieto otázky môžu javiť ako súčasť plánovania, pozornosť sa tu zameriava na to, aby sa tento koncept dostal do širšieho kontextu. To znamená, že je to časť, ktorá určuje, ako je všetko organizované. To znamená, že keď je v prevádzke, aké organizačné zásady sa dodržiavajú.
3. Adresa
Vedenie spoločnosti, na rozdiel od toho, čo si myslí veľa ľudí, nemusí mať na starosti jednu osobu. Mohla by ho riadiť aj riadiaca skupina. Vedenie je však zodpovedné za pomoc, zásah, podporu alebo motiváciu pri práci, ktorá sa vykonáva.
Napríklad riaditelia sú zodpovední za ovplyvňovanie členov projektu. Buď im pomáhame, dávame im alternatívy alebo sa vyhýbame konfliktom medzi rôznymi časťami organizácie.
4. Ovládanie
Kontrola je konkrétne definovaná ako monitorovanie výsledkov a ich meranie pomocou spoľahlivých metrík. Takže na základe zavedených metrík sa organizácia pokúsi sledovať aktivity, aby zistila, či sa dodržiava plánovaný plán.
Povedzme napríklad, že váš ročný cieľ predaja je 10 000. V pláne je stanovené, že v mesiaci január je na dosiahnutie cieľa potrebné uskutočniť 1 000 predajov. Kontrola, či sa tieto strednodobé ciele dodržiavajú, nám pomáha kontrolovať, či je hlavný cieľ splnený.