Administratívny personál je personál zamestnaný v spoločnosti zodpovedný za správu uvedenej spoločnosti. Medzi jeho úlohy teda patrí objednávanie, organizovanie a zabezpečovanie rôznych záležitostí, za ktoré zodpovedá.
Administratívni pracovníci sú teda tí ľudia, ktorí sa venujú každodennému riadeniu spoločnosti a všetkým činnostiam, ktoré z toho vyplýva.
Spravidla sa podriaďujú priamo všeobecnému alebo sekundárnemu vedeniu, v závislosti od ich práce.
Hlavné úlohy administratívneho personálu
Úlohy administratívneho personálu sú rôznorodé, zameriame sa však na niektoré z najdôležitejších.
- Všetko, čo súvisí s každodenným riadením: Papierovanie dokumentov, príprava správ alebo účtovných poznámok.
- Podpora riadenia: V tomto prípade môžeme zahrnúť všetky činnosti potrebné na pomoc manažmentu pri ich každodennej práci. Napríklad príprava podkladov.
- Pozornosť verejnosti: Majú tiež tendenciu vykonávať zákaznícke alebo verejné služby. Od osobného a osobného kontaktu po e-mail alebo digitálne platformy.
- Koordinácia s ostatnými oddeleniami: Administratívni pracovníci majú tendenciu interdisciplinárne komunikovať, takže všetci sú ponorení do procesu, ktorý zahŕňa celú organizáciu.
Výber a školenie administratívnych pracovníkov
Keď máme jasno v koncepcii a rôznych povinnostiach administratívneho personálu, je čas ju zvoliť a prípadne zaškoliť.
Výber
Pokiaľ ide o výberový proces, je potrebné zohľadniť tieto body:
- Najskôr je potrebné jasne ustanoviť výberové procesy, minimálnu kvalifikáciu a ďalšie požiadavky na prístup na pozíciu.
- Po vykonaní tohto kroku sú kandidáti vybraní. Je vhodné vykonávať objektívne testy, ako sú skúšky, a subjektívne, napríklad osobné pohovory.
- Od tejto chvíle, keď bude vybraná správna osoba, by malo byť jasne uvedené, aké budú jej povinnosti. Ďalej by ste mali vedieť, kto sú vaši bezprostrední šéfovia, a postupy pri podávaní sťažností alebo návrhov.
Formácia
Pokiaľ ide o školenie, malo by sa vziať do úvahy toto:
- Vo väčšine prípadov sa zvyčajne vyžaduje určitá predchádzajúca kvalifikácia, napríklad cykly odborného výcviku alebo vysokoškolské vzdelanie.
- Na druhej strane je nevyhnutné doplnkové školenie o zamestnaní. Zamestnanci musia byť vyškolení v konkrétnych zručnostiach týkajúcich sa ich postavenia.
- Z tohto dôvodu musí byť predchádzajúci výcvik kombinovaný s výcvikom, ktorý priamo súvisí s činnosťami, ktoré sa majú vykonávať. Prvý je základ, na ktorom sa vyvíja druhý.
Príklad administratívnych pracovníkov
Na záver sa pozrime na niekoľko príkladov v rôznych typoch organizácií.
- Pracovník zodpovedný za pozornosť verejnosti v mestskom zastupiteľstve, regionálnej alebo štátnej správe.
- Tí operátori, ktorí vykonávajú prieskumy.
- Ľudia, ktorí slúžia zákazníkom v telefónnej spoločnosti.
- Administratívna podpora na finančnom oddelení.
- Bankovníci.
